Författare: Pilvi Tontti, projektledare, Silta Oy
I många organisationer fungerar löneprocessen precis som den alltid har gjort. Inte för att den skulle vara optimal – utan för att ingen har stannat upp för att betrakta den utifrån.
Här ligger en av de vanligaste och dyraste fallgroparna: rutiner som tar tid, ökar risken för fel och håller organisationen fast i gamla vanor – men eftersom det ”alltid har varit så här” ser man inte dem som något som kan förbättras.
Om fyra personer sköter löneberäkningen i ett företag med hundra anställda, bör man undersöka varför. Eller om en enda nyckelperson ensam bär hela processens kompetens på sina axlar och är nära pensionsåldern, finns risken redan där. Den syns bara inte nödvändigtvis någonstans ännu.
En kartläggning är en heltäckande undersökning av hur löneprocessen faktiskt fungerar hos er – från anställningens början till slut. Det är varken en granskning eller en utvärdering, utan en strukturerad intervju och analys som resulterar i en konkret bild av nuläget samt utvecklingsförslag i prioritetsordning.
I kartläggningen går man bland annat igenom:
Vilka system ni använder – och hur de kommunicerar med varandra (eller inte kommunicerar)
Hur informationen flödar: från arbetsledare till löneavdelningen och vidare till bokföringen.
Vad som görs manuellt, trots att det skulle kunna automatiseras
Vilken information lagras och var
Var döljer sig riskerna kopplade till GDPR – ibland bokstavligen på ett öppet skrivbord
Intervjuerna pågår vanligtvis i cirka tre dagar, beroende på organisationens storlek, varefter en rapport med iakttagelser och utvecklingsförslag sammanställs. Kartläggningen utförs av en expert som känner till branschens system och rutiner – och kan förklara vad ni skulle kunna uppnå med de verktyg ni redan använder.
Förvånansvärt ofta avslöjar kartläggningen saker som personalen redan har anat – men som man inte har haft tid eller verktyg att ta itu med. Typiska fynd är:
Manuellt arbete som skulle kunna automatiseras. Bonusar matas in manuellt fyra gånger om året, trots att det skulle kunna skötas med två knapptryckningar. Det saknas kopplingar mellan systemen, vilket gör att samma information lagras på två ställen.
Avbrott i informationsflödet. Cheferna ställer frågor direkt till löneadministratören under hela dagen – vilket upprepade gånger avbryter arbetet. Riktlinjerna finns, men de är dolda eller föråldrade.
Sårbarheter som inte har identifierats som risker. Hela processkompetensen vilar på en enda person. Personuppgifter på papper i olämpliga utrymmen. System som redan har sett sina bästa dagar.
Kartläggningen är inte ett säljbesök där man tvingar på dig en lösning. Det är en opartisk utredning där observationerna prioriteras: de kritiska först, finjusteringarna senare. Om kartläggningen visar på saker som vi kan hjälpa till med, säger vi det rakt ut – men det är varken ett villkor eller en förutsättning.
För många organisationer är redan själva kartläggningsrapporten värdefull: för första gången finns det en skriftlig, strukturerad bild av hur löneprocessen fungerar och i vilken riktning man bör gå.
Aha-upplevelser kring det egna arbetet uppstår ofta redan under intervjustadiet. Folk inser: ”Vänta lite, varför gör vi det här på det här sättet?” Och ibland, när rapporten granskas, berättar kunden att man redan har ändrat på något – eftersom det kändes självklart så fort det sades högt.
Några tecken på att tiden är inne:
Processen är i hög grad beroende av enskilda personer eller nyckelpersoner som snart går i pension
Lönerna måste justeras i efterhand upprepade gånger
Systemen är föråldrade eller ”kommunicerar” inte med varandra
Den tid som läggs på löneberäkningen känns stor i förhållande till antalet anställda
Ni överväger att lägga ut arbetet på entreprenad, men vet inte var ni ska börja
----
Vill du veta mer om kartläggning av löneprocesser? Kontakta oss!