1 Rekisterinpitäjä

Silta Group (myöhemmin tässä dokumentissa Silta)

Y-tunnus: 0107636-5
Mäkelänkatu 91
00610 Helsinki
p. 020 759 5500


Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö:
Janne Knuutinen
Mäkelänkatu 91
00610 Helsinki
p. 020 759 5500


Tietosuojavastaava:
Anja Hänninen


Yhteydenotot:
tietosuoja@silta.fi


2 Rekisterien nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri

  • Silta Oy:n CRM järjestelmät
  • Reskontrajärjestelmät
  • Markkinointijärjestelmät

 

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Sillassa jaamme henkilötiedot asiakassuhteen hoitoon liittyviin tietoihin sekä myyntiin ja markkinointiin liittyviin tietoihin. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhde, asiakkaan suostumus tai asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Asiakkuuden hoitoon liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat tuotteiden ja palvelujen myynti, asiakaspalvelu ja liiketoiminnan hallinnointi ja kehittäminen, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen. Myyntireskontran hoitamisessa tarvitsemme asiakkaan henkilötietoja laskutuksessa ja perinnässä sekä niihin liittyvässä palvelussa.

Markkinoinnissa asiakastietojärjestelmän tietoja käytetään sähköisten ja painettujen uutiskirjeiden ja asiakastapahtumakutsujen ja vastaavien tiedotteiden lähettämiseen. Myynnin ja markkinoinnin toimenpiteiden tarkoituksena on uusasiakashankinta, asiakkuuksien hoito, Sillan brändin sekä tuotteiden ja palveluiden markkinointi, myös suoramarkkinointi ja muut vastaavat myynnin ja markkinoinnin toimenpiteet. Rekisterin tietoja käytetään asiakastutkimuksiin ja mielipidemittauksiin, joiden tuloksia käytetään Sillan liiketoiminnan tukena. Rekisterissä ylläpidetään myös suoramarkkinointikieltoja.

 

4 Rekisterien tietosisältö

Rekisterissä säilytetään vain sellaista tietoa, joka on tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseen. Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

  • Yrityksen nimi
  • Yrityksen yhteystiedot
  • Yrityksen toimiala
  • Yhteyshenkilön nimi
  • Yhteyshenkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Yhteyshenkilön titteli, operatiivinen ja hankinnallinen vastuualue
  • Yhteyshenkilön kieli
  • Tiedot henkilön ilmoittamista markkinointiluvista ja -kielloista
  • Evästeiden kautta sekä muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerättävät profilointitiedot
  • Verkkosivukäyttäytymiseen perustuvat tiedot
  • Henkilön itsensä antamat tiedot, esimerkiksi yhteydenottolomakkeen viestikenttään

 

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti asiakasyrityksiltä ja rekisteröidyiltä itseltään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa, www-lomakkeella lähetetyistä viesteistä tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteri koostetaan esim. sopimussuhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta sekä muista julkisista ja kaupallisista rekistereistä. 

Henkilön käyttäytymiseen perustuvaa tietoa kerätään Sillan verkkosivujen, sähköpostien ja sosiaalisen median kanavien kautta evästeiden avulla. Rekisterissä olevia tietoja voidaan päivittää myös manuaalisesti.

 

6 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjältä ulkopuolisille yrityksille. Tietojen käsittelemisessä käytettävät palvelimet ja muut tekniset apuvälineet voivat olla rekisterinpitäjän käyttämän ulkopuolisen palveluntarjoajan omistuksessa ja hallinnassa. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajasta riippuen Suomessa tai Suomen rajojen ulkopuolella Sillan käyttämien palveluiden omistajien tietovarastoissa.

Joissain tapauksissa palvelun laadun varmistamiseksi saatamme luovuttaa tietoja teknisille yhteistyökumppaneillemme, jotka käsittelevät tietoja ainoastaan palvelun toimittamisen vaatimissa rajoissa. Yhteistyökumppanimme eivät käytä tietoja muihin tarkoituksiin eivätkä luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Yhteistyökumppanimme käsittelevät henkilötietoja ainoastaan Sillan antamien ohjeiden mukaan ja vasta sen jälkeen, kun he ovat tehneet tietojenkäsittelyä koskevan sopimuksen soveltuvan lain mukaisesti, jotta me voimme varmistaa henkilötietojen suojan riittävän tason.

 

6.1 Tietojen siirto EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Saatamme joissain tilanteissa (esim. tilanteissa joissa palveluntarjoajamme tai palvelimme sijaitsevat ETA:n ulkopuolella) kuitenkin joutua siirtämään keräämiemme henkilötietoja myös ETA:n ulkopuoliin maihin.

Jos siirrämme tiedot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

 

7 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista, ottaen huomioon laissa noudatettavaksi tulevat säilytysajat. Kun tarkoitusta henkilötietojen käsittelylle ei enää ole, Silta poistaa henkilötiedot tai tekee ne persoonattomiksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset on kuvattu kohdassa 3.

Mikäli asiakassuhde on päättynyt eikä henkilötietojen käsittelylle ole tarkoitusta, asiakkaan henkilötiedot poistetaan tai ne muutetaan sellaiseen muotoon, ettei henkilö ole niistä enää tunnistettavissa. Markkinointia varten kerätyt tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun rekisteröity on peruuttanut antamansa suostumuksen.  

 

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojauksesta huolehditaan. Silta mukauttaa turvatoimenpiteensä vastaamaan teknologian jatkuvaa kehittymistä.

Rekisteriin pääsy on ainoastaan henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterissä olevien tietojen käsittelyä. Rekisterin käyttö on suojattu palomuurein, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisterien käyttöön on laadittu sisäiset ohjeet.

Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen tietosuoja varmistaen.

Silta on ohjeistanut henkilökuntaa tietojen käsittelyyn. Tiedot poistetaan pyydettäessä tai kun asiakassuhde päättyy. Sopimuksia ja jo lähetettyjä viestejä ei poisteta.

 

9 Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivulla. Jokaisella myöhemmällä vierailukerrallasi ne lähetetään takaisin verkkosivullemme tai toiselle verkkosivulle, joka tunnistaa evästeen.

Evästeiden avulla pystymme mm. tunnistamaan laitteesi palatessasi sivulle, muistamaan mieltymyksesi ja valintasi, parantamaan käyttökokemustasi sekä mukauttamaan mainoksiamme sivuillamme sekä muissa palveluissa. Lisätietoja evästeistä www.aboutcookies.org

Suurin osa verkkoselaimista hyväksyy evästeet, mutta voit myös halutessasi muuttaa selaimen asetuksia ja siten estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa olemassa olevat evästeet käytöstä tai pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista.

 

9.1 Sivustomme käyttämät evästeet

  • Google Analyticsin avulla seurataan anonyymeja kävijätietoja kuten käyntikertojen määrä, mistä hakukoneesta sivustolle saavuttiin sekä hakusana.

  • Hotjarin avulla analysoidaan ja kehitetään sivuston sisältöä ja käyttöliittymää. Evästeen avulla seurataan anonyymisti, mitä käyttäjät tekevät sivulla.

  • Hubspotin avulla kehitetään sivuston sisältöä. Evästeen avulla saadaan seurantatietoja lomakkeilla yhteystietonsa jättäneiden henkilöiden aktiviteeteista sivustolla, kuten mitä sivuja henkilö lukee.

  • Kolmansien osapuolien evästeet: Sillan sivujen kautta on mahdollista esimerkiksi jakaa sisältöä verkkoyhteisöpalveluihin kuten Twitter ja Linkedin. Nämä kolmannet osapuolet saattavat käsitellä henkilötietoja erilaisin ehdoin kuin Silta. Silta ei vastaa sivustoon linkitettyjen kolmansien osapuolen verkkosivujen tietosuojakäytännöistä.

9.2 Profilointi

Sillassa profilointia tehdään markkinoinnin kohdentamiseksi, jolla pyritään löytämään mainonnalle oikea kohderyhmä. Profiloinnissa käytetään asianmukaisia ja oikeita tietoja. Esimerkiksi arkaluontoisia, erityisiä tietoja ei käytetä profiloinnin perusteena. 

Hubspotin kautta Silta toteuttaa profilointia seuraavasti

  • Henkilö itse ilmaisee mistä on kiinnostunut
    • esim. haluan sähköpostimarkkinointia liittyen palkka- ja HR palveluihin
  • Henkilön käyttäytymiseen liittyvät havainnot
    • eväisteiden avulla kerätään käyttäytymiseen liittyvää tietoa ja pyritään tunnistamaan käyttäjän kiinnostuksen kohteet ja niiden perusteella näyttämään kullekin mieluisaksi tai hyödylliseksi arvoitua mainontaa. Sillan käyttämät evästee on esitelty kohdassa 9.1.

Rekisteröidyille henkilöillä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevan henkilötiedon käsittelyä suoramarkkinointia varten, mukaan lukien profilointi, silloin kun se liittyy suoramarkkinointiin kuten uutiskirjeiden lähetykseen. Henkilö voi kieltää suoramarkkinoinnin uutiskirjeet esimerkiksi uutiskirjeestä löytyvästä linkistä ”Peruuta uutiskirje”.

 

10 Linkit ulkoisille verkkosivuille Sillan internetsivuistoilta

Sillan (https://www.silta.fi/ ) internetsivut sisältävät ulkoisia linkkejä, jotka ohjautuvat muille sivuille, kuten yhteistyökumppaneidemme sivustoille. Yhteistyökumppanimme voivat käyttää mainonnan kohdentamiseksi evästeitä, joilla he keräävät tietoa vierailuistasi silta.fi:ssa ja muilla sivustoilla. Silta ei ole vastuussa kolmansien tahojen näin suorittamasta henkilötietojen keräämisestä tai käsittelystä.

 

11 Rekisteröidyn oikeudet

11.1 Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tiedot annetaan kirjallisesti ja postitetaan kyseisen henkilön rekisteriin ilmoittamaan osoitteeseen. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitettuna osoitteeseen: 

Silta Oy
Mäkelänkatu 91
00610 Helsinki
tietosuoja@silta.fi

 

11.2 Henkilötietojen oikaiseminen tai poistaminen sekä rekisteröidyn oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää sekä omien rekisteritietojen korjaamista, että niiden poistamista rekisteristä. Lokitiedostoihin tallennettua tietoa sekä jo lähetettyjä viestejä ei poisteta, koska niitä voidaan tarvita vuosienkin kuluttua mahdollisten väärinkäytösten tai riitakysymysten selvittelyssä.  Sillalla on lisäksi oikeus pidättäytyä rekisteritietojen poistosta siltä osin, kun ne koskevat voimassa olevaan Asiakkuuteen liittyviä sopimuksellisesti välttämättömiä asioita, Sillalla on oikeutettu etu olla poistamatta tietoja tai on syytä epäillä poiston vaikeuttavan mahdollisten väärinkäytösten selvittelyä.

 

Silta oikaisee, poistaa tai täydentää viipymättä joko omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn vaatimuksesta rekisteröityä koskevan, rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

 

11.3 Oikeus vastustaa käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen syyhyn liittyen

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn perustuen vastustaa käsittelytoimia, joita kohdistamme henkilötietoihisi rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksen, jossa erittelee ne perusteet, joiden nojalla vastustaa käsittelyä, tämän rekisteriselosteen rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Silta voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöäsi laissa säädetyin perustein.

 

11.4 Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin ylläpitäjälle. Jokaisessa lähettämässämme suorapostissa on

linkki, josta vastaanottaja voi estää suorapostitukset jatkossa.

 

11.5 Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa, siltä osin kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn omaan suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

11.6 Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka on toimitettu Sillalle ja joita käsittelemme suostumuksesi tai sopimussuhteen nojalla, koneellisesti luettavassa muodossa siirrettyä suoraan toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Jos siirto ei ole teknisesti mahdollista tai turvallista, rekisteröity voi itse toimittaa tarkastusoikeuden nojalla vastaanottamat omat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle niin halutessaan.

 

11.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos Silta ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

12 Yhteydenotot

Olethan yhteydessä meihin kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa. Otathan meihin yhteyttä kirjallisesti sähköpostilla tai postilla. Katso yhteystietomme rekisteriselosteen alussa kohdasta 1. Rekisterinpitäjä