Laatimispäivä: 16.5.2018 (päivitetty 11.9.2019)
Tämä tietosuojaseloste koskee Silta Groupin asiakas- ja markkinointitoimintaa. Selosteessa kerrotaan, miten Silta Group käsittelee nykyisten ja potentiaalisten asiakkaidensa yhteyshenkilöiden sekä muiden palveluidensa käyttäjien henkilötietoja asiakassuhde- ja markkinointitoiminnassa.
Silta Oy (myöhemmin tässä dokumentissa Silta)
Y-tunnus: 0107636-5
Mäkelänkatu 91
00610 Helsinki
p. 020 759 5500
Henkilötietojen käsittelystä vastaava yhteyshenkilö:
Janne Knuutinen
Mäkelänkatu 91
00610 Helsinki
p. 020 759 5500
Tietosuojavastaava:
Anja Hänninen
Yhteydenotot:
tietosuoja@silta.fi
Sillan asiakas- ja markkinointirekisteri, mikä pitää sisällään CRM järjestelmät, reskontrajärjestelmät ja markkinointijärjestelmät.
Sillan käyttämät henkilötiedot jaetaan asiakkuuden hoitoon liittyviin tietoihin sekä myyntiä ja markkinointia koskeviin tietoihin. Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla sopimussuhde, rekisteripitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen (esimerkiksi jos rekisteröity on aiemmin ollut Sillan asiakas), rekisteröidyn antama suostumus, asiakkaan antama erillinen toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.
Asiakkuuden hoitoon liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu erityisesti sopimuksen ja siinä sovitun palvelun tuottamiseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat tuotteiden ja palvelujen myynti, asiakaspalvelu ja liiketoiminnan hallinnointi ja kehittäminen sekä asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen. Myyntireskontran hoitamisessa Silta tarvitsee asiakkaan yhteyshenkilöiden henkilötietoja muun muassa laskutukseen ja perintään sekä niihin liittyvän palvelun tuottamiseen.
Myynti ja markkinointi käyttää asiakastietojärjestelmässä olevia tietoja niin olemassa olevien asiakassuhteiden kuin potentiaalisten asiakassuhteiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen. Henkilötietoja käytetään Sillan palveluista ja tapahtumista tiedottamiseen ja markkinointiin, kuten esimerkiksi sähköisten ja painettujen uutiskirjeiden ja asiakastapahtumakutsujen ja vastaavien tiedotteiden lähettämiseen, Sillan brändin sekä tuotteiden ja palveluiden markkinointiin, suoramarkkinointiin ja muihin vastaaviin myynnin ja markkinoinnin toimenpiteisiin. Rekisterin tietoja käytetään Sillan liiketoiminnan kehittämisen tukena, minkä ohella rekisteriä hyödynnetään suoramarkkinointilupien ja -kieltojen ylläpitoon.
Asiakas- ja markkinointirekisterissä säilytetään vain sellaista tietoa, joka on tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseen. Silta voi käsitellä muun muassa seuraavia tietoja asiakkuuden hoitoon ja myynnin ja markkinoinnin käyttötarkoitukseen:
Henkilön etu- ja sukunimi
Henkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
Henkilön titteli, operatiivinen ja hankinnallinen vastuualue
Henkilön käyttämä kieli, esimerkiksi suomi tai englanti
Tiedot henkilön ilmoittamista suoramarkkinointiluvista ja -kielloista
Sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot, esimerkiksi uutiskirjeiden tilaaminen
Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten henkilöön kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
Henkilön itsensä antamat tiedot, esimerkiksi yhteydenottolomakkeen viestikenttään
Asiakkuussuhteiden hoitamisen yhteydessä Silta voi käsitellä yllä lueteltujen tietojen lisäksi seuraavia tietoja:
Yrityksen nimi
Yrityksen toimiala
Yrityksen Y-tunnus
Yrityksen yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, yrityksen verkkosivut ja mahdolliset some -kanavat kuten Twitter, LinkedIn ja Facebook)
Yrityksen asiakasnumero
Yrityksen yhteyshenkilöt
Asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot, esimerkiksi yhteydenottopyynnöt, palveluiden tilaamiseen, toimittamiseen ja laskuttamiseen liittyvät tiedot, palveluun liittyvät palautteet ja reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten sähköpostiviestit.
Evästeiden avulla saatavaa informaatiota henkilön verkkoselailusta voidaan tallentaa palvelun käytön seuranta- ja kehittämistarkoituksiin. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi vierailun ajankohta (kellonaika), sivut joilla henkilö on vieraillut, verkko-osoite, josta henkilö on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta henkilö on tullut verkkosivulle.
Silta kerää henkilötietoja rekisteriin pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään joko puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai jollakin muulla vastaavalla tavalla, esimerkiksi sähköpostitse. Rekisteröityä koskevia henkilötietoja voidaan saada myös kolmannen osapuolen keräämänä esimerkiksi erilaisten tapahtumien yhteydessä. Silta päivittää rekisteriä säännönmukaisesti esimerkiksi olemassa olevan sopimussuhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä keskinäisen yhteistyön aikana muutoin saatujen tietojen pohjalta.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös yleisesti saatavilla olevista julkisista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta sekä muista julkisista ja kaupallisista rekistereistä. Lisäksi rekisteriin kerätään tietoa Sillan verkkosivuilla olevien evästeiden avulla.
Silta huomioi tietosuojalainsäädännön ja sen asettamat rajat tietojen luovutuksissa. Tietoja luovutetaan eteenpäin vain niissä tapauksissa ja siinä laajuudessa, kuin mitä on tarpeen tietojen käyttötarkoituksessa ja palveluiden asianmukaisessa toimittamisessa. Koska Sillan käyttämät palvelimet ja muut tekniset apuvälineet voivat olla Sillan käyttämän ulkopuolisen palveluntarjoajan omistuksessa ja hallinnassa, tietoa voi sijaita palveluntarjoajasta riippuen joko Suomessa tai Suomen rajojen ulkopuolella. Riippumatta siitä, missä tiedot sijaitsevat, Silta noudattaa asianmukaisia suojaustoimenpiteitä varmistaakseen henkilötietojen suojan luovutusten yhteydessä.
Palvelun laadun varmistamiseksi Silta saattaa joissain tapauksissa luovuttaa tietoja teknisille yhteistyökumppaneilleen. Yhteistyökumppanit käsittelevät saamiaan tietoja ainoastaan palvelun toimittamisen vaatimissa rajoissa. Yhteistyökumppanit käsittelevät saamiaan tietoja Sillan antamien ohjeiden mukaisesti ja vasta sen jälkeen, kun he ovat tehneet henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Silta kuuluu Administer-konserniin, joka tarjoaa esim. palkanlaskennassa vastaavanlaisia palveluja kuin Silta. Myyntitilanteessa Silta voi luovuttaa yhteydenottoa varten tarvittavia tietoja konsernin sisällä.
Silta voi siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle käyttäessään ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen säilytyksessä osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tietojen siirrot toteutetaan tällöin turvallisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Silta huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muita vastaavia suojamekanismeja.
Silta säilyttää rekisteriin kerättyjä henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset on kuvattu kohdassa kolme (3).
Pääasiallisesti henkilötietoja säilytetään enintään kolme (3) vuotta Sillan ja rekisteröidyn välisestä viimeisestä aktiivisesta tapahtumasta lukien. Kun tiedoille määritelty säilytysaika on kulunut umpeen, Silta joko tuhoaa tai poistaa henkilötiedot tai muuntaa ne sellaiseen muotoon, ettei henkilö ole niistä enää tunnistettavissa. Tietojen tuhoamisen yhteydessä ei kuitenkaan poisteta mahdolliseen asiakassuhteeseen ja muuhun yhteistyöhön liittyviä sopimuksia eikä jo lähetettyjä viestejä. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja voidaan tarvittaessa käyttää voimassa olevan lainsäädännön niin vaatiessa. Markkinointia varten kerätyt tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun rekisteröity on peruuttanut antamansa suostumuksen. Tietojen tuhoamisessa ja poistamisessa noudatetaan turvallisia käytäntöjä. Silta poistaa säännöllisesti sellaisia tietoja, jotka eivät enää ole tarpeellisia.
Rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu lainsäädännössä edellytetyllä tavalla tietoturvallisuudesta huolehtien. Silta on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.
Silta mukauttaa turvatoimenpiteensä vastaamaan teknologian jatkuvaa kehittymistä. Tietoa suojataan palomuurien ja erilaisten salaustekniikoiden avulla, minkä ohella käyttöön valitut laitetilat ovat turvallisia ja kulunvalvonta niissä asianmukainen. Järjestelmissä olevat tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.
Henkilötietojen käsittelyyn osallistuva henkilöstö on allekirjoittanut tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen sekä saanut henkilötietojen käsittelyyn tarvittavan ohjeistuksen ja koulutuksen. Rekisteriin pääsy on käyttöoikeuksin avulla rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Käyttöoikeudet henkilötietoihin ovat eritasoisia ja niiden myöntämistä ja käyttöä valvotaan Sillassa.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle, kun käyttäjä vierailee verkkosivulla. Jokaisella myöhemmällä vierailukerralla ne lähetetään takaisin verkkosivullemme tai toiselle verkkosivulle, joka tunnistaa evästeen.
Evästeiden avulla pystymme muun muassa tunnistamaan käyttäjän laitteen tämän palatessa sivulle, muistamaan käyttäjän mieltymykset ja valinnat, parantamaan käyttäjän käyttökokemusta sekä mukauttamaan mainoksiamme sivuillamme sekä muissa palveluissa. Lisätietoja evästeistä saat täältä: www.aboutcookies.org.
Suurin osa verkkoselaimista hyväksyy evästeet, mutta käyttäjä voi myös halutessaan muuttaa selaimen asetuksia ja siten estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa olemassa olevat evästeet käytöstä tai pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista.
Sillan käytössä olevat evästeet ovat:
Google Analyticsin avulla seurataan anonyymeja kävijätietoja kuten käyntikertojen määrä, mistä hakukoneesta sivustolle on saavuttu sekä mitä hakusanoja on käytetty.
Hotjarin avulla analysoidaan ja kehitetään sivuston sisältöä ja käyttöliittymää. Evästeen avulla seurataan anonyymisti mitä käyttäjät tekevät sivulla.
Hubspotin avulla kehitetään sivuston sisältöä. Evästeen avulla saadaan seurantatietoja lomakkeilla yhteystietonsa jättäneiden henkilöiden aktiviteeteista sivustolla, kuten esimerkiksi mitä sivuja henkilö lukee.
Kolmansien osapuolien evästeet: Sillan verkkosivujen kautta on mahdollista esimerkiksi jakaa sisältöä verkkoyhteisöpalveluihin kuten Twitter, LinkedIn ja Facebook. Nämä kolmannet osapuolet saattavat käsitellä henkilötietoja erilaisin ehdoin kuin Silta. Silta ei vastaa sivustoon linkitettyjen kolmansien osapuolen verkkosivujen tietosuojakäytännöistä.
Voidakseen kohdentaa markkinointia oikealle kohderyhmälle, Silta tekee tähän liittyvää profilointia. Voidakseen kohdentaa markkinointia oikealle kohderyhmälle, Silta tekee tähän liittyvää profilointia.
Sillassa profilointia toteutetaan Hubspotin kautta seuraavasti:
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vastustaa profilointia silloin kun se liittyy suoramarkkinointiin kuten uutiskirjeiden lähetykseen. Henkilö voi kieltäytyä Sillan lähettämistä suoramarkkinoinnin uutiskirjeistä esimerkiksi uutiskirjeestä löytyvän linkin ”Peruuta uutiskirje” avulla.
Sillan (https://www.silta.fi/) internetsivut sisältävät ulkoisia linkkejä, jotka ohjautuvat muille sivuille, kuten yhteistyökumppaneiden sivustoille. Sillan yhteistyökumppanit voivat käyttää mainontansa kohdentamiseksi evästeitä, joilla he keräävät tietoa käyttäjän vierailusta silta.fi:ssa ja muilla sivustoilla. Silta ei ole vastuussa kolmansien tahojen näin suorittamasta henkilötietojen keräämisestä tai käsittelystä.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa Sillan rekisterissä olevat häntä koskevat henkilötiedot sekä saada halutessa jäljennös näistä tiedoista. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Siltaa viipymättä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään häntä koskevan, rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Tarkastus- ja korjauspyynnöt tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta, lähettämällä allekirjoitetun kirjeen tai vastaavalla tavalla varmennetun asiakirjan, jonka avulla voidaan varmistaa pyynnön tekijän oikeus pyyntöön. Silta voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa myös varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Silta vastaa tarkastuspyyntöihin kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä ja toimittaa tiedot lähtökohtaisesti maksuttomasti. Mikäli rekisteröidyn esittämät tietopyynnöt ovat kuitenkin perusteettomia tai kohtuuttomia, esimerkiksi henkilö esittää tietopyyntöjä toistuvasti, Sillalla on oikeus periä tietojen keruusta kohtuullinen maksu. Maksu muodostuu hallinnollisista kustannuksista, jotka syntyvät pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta sekä siihen liittyvien tietojen toimittamisesta. Rekisteröity voi valita, noutaako hän tiedot henkilökohtaisesti Sillan toimipisteestä vai haluaako hän vastaanottaa tiedot kirjattuna kirjeenä.
Silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää henkilötietojensa poistamista (ns. oikeus tulla unohdetuksi) silloin kun tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai joita varten niitä muutoin on käsitelty, tai kun tietojen käsittelyyn tai säilyttämiseen ei ole voimassa rekisterinpitäjän roolissa Siltaa koskevia lakisääteisiä velvoitteita. Lokitiedostoihin tallennettua tietoa sekä jo lähetettyjä viestejä Silta ei tässä yhteydessä poista, koska niitä voidaan tarvita vuosienkin kuluttua mahdollisten väärinkäytösten tai riitakysymysten selvittelyssä. Sillalla on myös oikeus pidättäytyä rekisteritietojen poistosta silloin kun Sillalla on oikeutettu etu olla poistamatta kyseisiä tietoja tai kun tiedot koskevat esimerkiksi voimassa olevaan asiakkuuteen liittyviä sopimuksellisesti välttämättömiä asioita.
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä mm. suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia varten. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), mikäli rekisteröity kokee, että Silta ei ole toiminnassaan noudattanut rekisterinpitäjänä soveltuvaa tietosuojasääntelyä taikka lain takaamiin oikeuksiin liittyviä rekisteröidyn pyyntöjä ei ole asianmukaisesti toteutettu.
Silta kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti, mistä syystä Silta pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset tietosuojaselosteeseen voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
Tietosuojaselostetta koskevista muutoksista Silta tiedottaa verkkosivuillaan julkaisemalla siellä päivitetyn tietosuojaselosteen sekä muutoksentekopäivämäärän. Silta suosittelee, että käyttäjät tästä syystä tarkistavat ajantasaisen tietosuojaselosteen säännöllisesti Sillan sivuilta. Mikäli Silta tekee tietosuojaselosteeseen merkittäviä muutoksia, Silta tiedottaa asiasta myös muulla tavoin kuten lähettämällä sähköpostiviestin tai julkaisemalla tiedotteen sivuilla ja/tai sosiaalisen median sivuilla ennen muutosten voimaantuloa.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 11.9.2019.
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä Siltaan joko sähköpostilla tietosuoja@silta.fi tai kirjeitse osoitteeseen Silta Oy, tietosuoja, Mäkelänkatu 91, 00610 Helsinki. Tarvittaessa Silta voi pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Silloin kun Silta toimii henkilötietojen osalta ainoastaan toisen rekisterinpitäjän käsittelijänä, henkilöä ohjeistetaan ottamaan pyyntöjensä osalta yhteyttä kyseiseen rekisterinpitäjään.
Silta käsittelee kaikki yhteydenotot luottamuksellisesti.
Puhelinvaihde:
020 759 5500
tiedotus@silta.fi
