18.06.14

Lomapalkan laskemisesta tuli arpajaiset

Työaikalaki muuttui vuoden 2020 alussa

Lue uusin artikkeli tästä

 

Vuosilomalakia muutettiin keväällä 2013. Kuukausipalkkaisen lomapalkan laskemista koskeva pykälä muuttui radikaalisti. Lainmuutoksen seurauksena lomapalkka voidaan tänä kesänä maksaa kokoaikatyön kuukausipalkasta, osa-aikatyön kuukausipalkasta tai prosenttiperusteisesti. Näiden lisäksi lomapalkka kuukausipalkkojen ohella maksetuista lisäpalkoista lasketaan keskipäiväpalkkaa koskevalla laskentatavalla. Kuukausipalkkaa koskeva säännös sisältää neljä erilaista tilannetta, jotka johtavat kaikki erilaiseen lomapalkan laskentatapaan.  Perustellusti voi sanoa, että vaihtoehtoja on aivan riittävästi.

Lomapalkka lasketaan lähtökohtaisesti lomallelähtöhetken kuukausipalkasta. Jos työaika ja palkka muuttuvat ansaintavuoden (1.4.–31.3.) aikana, lomapalkka lasketaan prosenttiperusteisesti. Jos työaika muuttuu lomanmääräytymisvuoden jälkeen, lomapalkka lasketaan ansaintavuoden työaikaa vastaavasta kuukausipalkasta. Lisäksi laissa on erityistilanne, josta seuraa prosenttiperusteinen lomapalkka.

Lomapalkan laskentatapa voi nyt muuttua ansaintavuosittain

Jatkossa työajan muutostilanteet ovat palkanlaskennassa valitettavan usein tulkinnanvaraisia ja on sattumanvaraista, millä laskentatavalla työntekijälle lomapalkka lasketaan. Palkanmaksussa laskentatavan vaikutus on yleensä 1,5-kertainen, koska lomarahakin lasketaan lomapalkasta.

Esimerkiksi työntekijän siirtyminen osittaiselle hoitovapaalle 1.8.2013 – 31.5.2015 väliseksi ajaksi, johtaa laskentatavan muutokseen kolmelta lomanmääräytymisvuodelta. Kesälomapalkka 2014 lasketaan prosenttiperusteisesti. Seuraavana kesänä lomapalkka lasketaan osa-aikatyön kuukausipalkasta. Kesälomapalkka 2016 lasketaan jälleen prosenttiperusteisesti.  Palkanlaskijan voi olla vaikea selvittää työntekijälle lomapalkan määräytymisperusteet, jos työntekijä pitää keväällä viikon vanhaa lomaa ja viikon uutta lomaa.

Työajan muutos voi vaikuttaa lomapalkan laskentaan vielä kaksi vuotta jälkikäteen. Työntekijän pitää huhtikuussa 2015 ymmärtää, että talvilomaviikon lomapalkka lasketaan prosenttiperusteisesti, koska hän siirtyi osa-aikatyöhön toukokuussa 2013.

Prosenttiperusteinen lomapalkka on käytännössä vaikein tapa laskea lomapalkka

Prosenttiperusteinen laskenta kuukausipalkkaisille tuli vuoden 2005 vuosilomalakiin vasta valiokuntakäsittelyssä, eikä sitä ole lain esitöissä sen vuoksi kuukausipalkkaa saavan osalta määritelty.  Jos työntekijälle maksetaan ainoastaan kuukausipalkkaa, prosenttiperusteinen lomapalkka on vielä laskettavissa. Lain mukaan poissaoloajan palkka lasketaan poissaolon alkamishetken palkan mukaan. Kun työntekijälle maksetaan lisäpalkkoja, kuten olosuhde- ja vuorotyölisiä, sunnuntaityökorvauksia, ylityökorvauksia ja tulospalkkioita, prosenttiperusteisen lomapalkan laskenta ei totisesti ole helppoa.

Kaikkein vaikein tapaus palkanlaskennassa on se, että työntekijälle maksetaan erilaisia lisäpalkkoja ja palkanlaskijan täytyy laskea poissaoloajalta lisäpalkkoista niin sanottua laskennallista palkkaa, jota ei kuitenkaan palkattoman poissaolon ajalta työntekijälle makseta, mutta joka otetaan mukaan lomavuoden ansioihin prosenttilaskentaa varten.

Lomapalkan laskennasta tuli epämääräistä

Prosenttiperusteinen lomapalkka perustuu työssäoloajalta maksettuun palkkasummaan, johon lisätään vuosilomalaissa säädettyjen poissaoloaikojen palkkoja sekä laskennalliset palkat.  Esimerkiksi lomapalkkaa ei lisätä palkkasummaan eikä siitä kerry seuraavan kesän lomapalkkaa. Monilla työpaikolla tuskaillaan tänä kesänä, luetaanko työssäoloajalta maksettuun palkkasummaan esimerkiksi koulutusajan, matka-ajan, vuorovapaan tai ns. pekkasvapaan palkat.  Entä, mikä on lomapalkkaprosentti, jos työntekijän lomaoikeus on 36 arkipäivää?

Lomakuukaudelta maksettava palkka ei enää olekaan sama kuin kuukausipalkka

Työntekijälle lainmuutos näkyy siten, että lomakuukaudelta maksettava palkka ei enää olekaan sama kuin kuukausipalkka. Loma-ajan palkka ja työajan palkka lasketaan erisuuruisesta palkasta ja palkkalaskelmalla myös päiväpalkan kerroin ja jakaja ovat erisuuret. Tämä johtuu siitä, että lomapäiviä on normaalisti viikossa kuusi ja työpäiviä viisi. Heinäkuun palkkalaskelmalla lomapäivän palkka voi olla 140 euroa ja sitä maksetaan kuudelta päivältä viikossa. Työpäivän palkka voi sen sijaan olla 110 euroa ja sitä maksetaan viideltä päivältä viikossa.  Työntekijä tuskin on pahoillaan silloin, kun palkka suurenee, mutta entä kun se pienenee.

Epäselvä palkkapykälä tulee kalliksi

Haluamme kiinnittää huomiota siihen, kuinka paljon epäselvä lain säännös vaikuttaa suomalaisten työnantajien ja työntekijöiden arkeen. Pelkkä lainsäännös ei anna yksiselitteistä vastausta, miten sitä pitäisi käytännössä soveltaa erilaisissa tilanteissa. Työmarkkinajuristit voivat kiistellä lain tulkinnoista vuosikausia, mutta työnantajan pitää ennen lomapalkan maksamista tehdä konkreettiset päätökset siitä, miten lomapalkka lasketaan.

Yleensä tulkinta tehdään yksittäistapausten perusteella, jonka jälkeen tapauksia voikin ilmaantua kymmeniä tai satoja. Silloin yksi harkitsematon tulkintaratkaisu voi tulla työnantajalle hyvinkin kalliiksi tai olla työntekijälle epäoikeudenmukainen. Kun tapausten kirjo yksittäisissä yrityksissä on laaja, ratkaistavia tapauksia on paljon ja työaikaa kuluu hukkaan.

Näistä syistä palkanlaskentakulut lisääntyvät, sillä ansioita pitää tutkia ja laskea eri vaihtoehtoja. Samankaltaisiin tilanteisiin voi tulla erilaisia tulkintoja. Muutoksista ja erilaisista tulkinnoista seuraa työpaikoilla vääriä käsityksiä ja epäluuloja, joista seuraa työmotivaation heikkenemistä.

Osa-aikatyö ja monimuotoiset työsuhteet tulevat jatkossa lisääntymään. Tämäkin lainmuutos koskee lähes kaikkia työnantajia. Harvassa yrityksessä on ainoastaan kokoaikaisia kuukausipalkkaisia, joita lainmuutos ei koske.

Toimivassa laissa sisältö ja toteutus käyvät yksiin käytännön elämän kanssa

Lomapalkan laskentaa koskeva muutos on hyvä esimerkki siitä, kuinka yhden momentin selkeältä kuulostava muutos voi johtaa ennalta arvaamattomiin tilanteisiin ja kohtuuttoman suureen työmäärään työpaikoilla. Tänä kesänä tietojärjestelmät eivät kaikilta osin laske lomapalkkaa uuden säännöksen mukaisesti, vaan lomapalkkoja joudutaan laskemaan manuaalisesti.  Tämä ja ohjelmistomuutokset aiheuttavat työnantajille turhia kustannuksia.

Lainvalmistelun olennaisena tavoitteena pitäisi olla vaikeasti hallittavien palkanlaskentatilanteiden välttäminen. Kun palkanlaskentaan ja ylipäätään tietojärjestelmiin vaikuttavia pykäliä muutetaan, lainvalmistelussa pitää tarkoin määritellä muutosten vaikutukset käytännön työtehtäviin ja tietojärjestelmiin. Juridinen saivartelu ei työpaikoilla työmotivaatiota ja tehokkuutta kohota.

Ongelmaan olisi ollut helppo ja yksinkertainen ratkaisu

Tässä lainmuutoksessa turhauttavinta on, että ongelma olisi voitu välttää yksinkertaisella lainsäännöksellä.  Lakiin olisi voitu kirjata, että kokoaikatyössä ansaitut lomapäivät maksetaan kokoaikatyötä vastaavalla kuukausipalkalla ja osa-aikatyössä ansaitut lomapäivät osa-aikatyötä vastaavalla kuukausipalkalla.  Tämän säännöksen kaikki ymmärtäisivät, lain tarkoitus toteutuisi ja työntekijä saisi oikein lasketun lomapalkan.

Kirjoittajina:

Antti Kondelin, palkkahallinnon asiantuntija, Puh. 040 8203638, palkkahallinto.kondelin@gmail.com

Jaana Hagelin, henkilöstöjohtaja, Silta Oy, Puh. 040 779 6763, jaana.hagelin@silta.fi