Kohti yhä virheettömämpää palkkadataa

Takaisin

Sain muutama viikko sitten tehtävän kirjoittaa blogin Data Qualitysta. Vaikka olenkin aivan innoissani aiheesta ja jaksanut monta vuotta siitä jauhaa yhdessä jos toisessa foorumissa, ja edelleenkin jaksan, niin voisiko silti tylsempää aihetta lukijalle olla? Koska kuitenkin AP on annettu ja omassa tehtävässäni en voi siltä täysin välttyä, niin päätin hiukan muuttaa aihetta ja kertoa teille yleisemmin laadunvarmistuksen vaiheista ja erityisesti siitä, mitä me Sillassa olemme tehneet, etenkin prosessien osalta, varmistaaksemme erinomaisen laatutason palkanlaskennan prosessin eri vaiheissa.

Data Qualityn  avulla virheet eliminoidaan palkanlaskennan prosessin aikana

Pohjustuksesta huolimatta aloitan kuitenkin hiukan avaamalla Data Qualitya.. Tuttavallisesti käytämme usein termiä ”DQ”, jonkun suusta olen jopa kuullut ”deekut”, mutta yhtä kaikki kyse on tiedon säännönmukaisesta, automatisoidusta tarkastamisesta, DQ:n  avulla virheet saadaan eliminoitua palkanlaskennan prosessin aikana ja näin asiakkaalle saadaan lähtemään virheetön lopputulos.

Palkanlaskennan prosessin vaiheet on määritelty meillä seuraavasti: aineiston käsittely, palkka-ajo, maksatukset ja tilitykset, kirjanpito ja ilmoitukset, raportointi, hakemukset ja todistukset sekä vuodenvaihteen työt. Toistaiseksi olemme toteuttaneet DQ:ia aineiston käsittelyyn, palkka-ajoon sekä kirjanpitoon ja ilmoituksiin liittyen ja uusia DQ-vaiheita on suunnitteilla lähes kaikkiin palkanlaskennan prosessin vaiheisiin lukuun ottamatta maksatuksia ja tilityksiä sekä raportointia. Tämä siitä syystä, että maksatukset ja tilitykset on automatisoitu muulla tavoin ja raportointihan menee juuri niin oikein kuin data on tietokannassa oikein eli mm. aineiston käsittelyvaiheessa tehtävä DQ varmistaa jo datan oikeellisuutta.

Erinomaista laatua automaation avulla

Automaatiosta puheenollen, se on myös yksi keino varmistaa erinomainen laatu. Aina, kun alamme miettimään automatisoitavia prosesseja, niin aloitetaan kuvaamalla nykyinen prosessi. Tämän jälkeen jatketaan miettimällä mikä prosessissa jo toimii, mitä osaa siitä pitäisi kehittää vai pitäisikö koko prosessi räjäyttää kenties kokonaan.

Samalla ideologialla olemme käyttöönottaneet jo monia prosessiautomaatioita palkanlaskennan prosessin eri vaiheisiin, ja uusia automaatioita on tulossa ihan lähiviikkoina, esim. lääkärintodistusten käsittelyn automatisointi. Kyseisen prosessin osalta sekä skanneri että robotti poimivat tietoja, tallentavat niitä eteenpäin ja nostavat palkanlaskennan tarkistettavaksi vain ne lääkärintodistukset, jotka vaativat edelleen asiantuntijan työtä, esim. Kela-hakemusten tekemistä.  

Prosessiautomaatioiden osalta on huomioitava, että vaikka paljon puhutaan roboteista, niin robotti ei aina välttämättä ole se paras väline joka asiaan. Paljon pystytään ja on kannattavaakin tehdä muilla automaatiovälineillä. Prosessin eri vaiheita arvioidaan aina tapauskohtaisesti ja suunnitellaan juuri kyseiseen vaiheeseen se paras väline. Uusia prosessiautomaatiotarpeita tulee esille myös käynnissä olevissa asiakasauditoinneissa. Suurin osa on tietysti asiakaskohtaisia, mutta on niitäkin, joita saadaan hyödynnettyä tulevaisuudessa Silta-tasolla!

Kaikkein keskeisin rooli laadunvarmistuksessa on osaavilla asiantuntijoillamme

DQ:n ja automaatioiden lisäksi noudatamme Sillassa kansainvälistä tilintarkastus- ja palkkapalvelualan yleistä laatustandardia. Kontrollikatalogimme kattaa palkanlaskennan prosessin vaiheet ja palkkajärjestelmät sekä niihin liittyvän alihankinnan. Kontrollien avulla varmistamme sekä palkanlaskennan oikeellisuutta että estämme väärinkäytösten mahdollisuutta. Toimintamme auditoidaan kolmannen osapuolen toimesta vuosittain ja tästä saatavan raportin toimitamme myös asiakkaillemme. Asiakkaat käyttävät raporttia usein omissa tilintarkastuksissaan. 

Yllä vain muutamia esimerkkejä käytännöistä, joita teemme erinomaisen laatumme eteen. Kaikkein keskeisin rooli on kuitenkin osaavilla asiantuntijoillamme. Heistä riippuu myös se, lähteekö jokin toteutettu ratkaisu lentoon vai ei. Vanhasta totutusta työtavasta voi olla vaikea luopua ja uuden toimintatavan käyttöönotto vie aina oman aikansa. Uskon kuitenkin vilpittömästi, että mikäli muutokselle annetaan mahdollisuus, niin se palkitsee tulevaisuudessa niin laadun kuin myös henkilöstö- ja asiakastyytyväisyyden näkökulmasta. Kiitos siis kaikille, jotka teette töitä sen eteen, että laatumme pysyy jatkossakin korkeana!

 

Karolina Vilonen

Manager, Quality and Processes
Karolina Vilonen
karolina.vilonen@silta.fi

 

Sovi maksuton palkanlaskennan selvitys