17.06.19

Mitä laatu tarkoittaa palkanlaskennassa?

Laadusta puhutaan paljon. Sitä arvioidaan, valvotaan, tarkkaillaan ja parannetaan. On laatupalkintoja, laatustrategioita, laatustandardeja, laatujärjestelmiä ja laadunvalvontaa – luetteloa voisi jatkaa loputtomiin.

Olennaisimmat näkökulmat Sillassa seurattavaan laatuun koostuvat:

  1. Laatu toimintaprosesseissa ja -ympäristössä

Toimintaprosessimme on määritelty ja toimintamme on sen mukaista ja että toimintaympäristömme vastaa muun muassa tietoturva- ja tietosuojavaatimuksia. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että palkanlaskennan eri vaiheissa ja it-ympäristössä on useita laadunvarmistamis- ja valvontapisteitä. Näin pystymme osoittamaan, että täytämme palvelulle asetetut vaatimukset.

  1. Oikeellisuus ja virheettömyys

Laatu tarkoittaa Sillassa myös palkanlaskennan oikeellisuutta ja virheettömyyttä. Laatu merkitsee, että pystymme yhdessä asiakkaan kanssa maksamaan palkat oikein palkansaajille, tuottamaan virheettömän aineiston kirjanpitoon tai ilmoittamaan palkkatiedot verottajalle, tulorekisteriin ja muille viranomaisille.

Palkanlaskennan virheettömyys on perusoletus. Silta vastaa noin 100 000 suomalaisen palkanmaksusta joka kuukausi. Kaikkea voi kuitenkin sattua. Palkanlaskenta koostuu useammasta vaiheesta kuin monesti tulee ajatelluksi.

Syitä virheisiin on monia. Tässä muutamia esimerkkejä: Työntekijä kirjaa tehdyt tuntinsa väärin, esimies unohtaa hyväksyä kirjaukset, liittymässä on virhe, Sillalla tallennetaan tieto virheellisesti tai järjestelmän asetukset on ennalta määritelty puutteellisesti.

Kehitämme jatkuvasti automaattisia ratkaisuja virheiden havaitsemiseksi ja ehkäisemiseksi – ja nyt myös poikkeamatilanteiden kirjaamis- ja raportointikäytäntöjä. Näin kehittämisen tueksi saadaan entistä parempaa tietoa.

Sillan palkanlaskennan seurantaan tarkoitettu laaturaportointi muuttuu jatkossa osaksi asiakaspalveluraportointia. Muutoksella halutaan kehittää laadun mittareita ja raportointia, jotka mukailevat palkanlaskentaprosessia ja samalla parantavat laskutuksen läpinäkyvyyttä.

Näin paljastuvat poikkeamat palkanlaskennan eri vaiheissa ja parannukset voidaan kohdentaa oikein. Jos asiakkaalla haasteita aiheuttavat esimerkiksi poissaolojen ilmoittaminen ajallaan tai Sillassa on ongelmia kirjanpitoaineiston kanssa, nämä havainnot tulevat uudella mallilla selkeästi esille.

Mitattavien ominaisuuksien lisäksi laatu tarkoittaa meille myös yhteistyötä ja kumppanuutta sekä hyvää asiakaspalvelua ja oikea-aikaista asiantuntemusta – eli hyvää asiakaskokemusta.

Mahtavaa kesää ja lomaa!

Laura Poikkimäki

Poikkimäki_Laura_0G7A2515_1

Kirjoittaja on Sillan Liiketoimintaratkaisut ja laatu -liiketoiminta-alueen johtaja