Kirjoitaja: Jussi Jaakkola, kaupallinen johtaja, Silta Oy
Moni kansainvälisesti toimiva yritys pohtii tällä hetkellä samaa kysymystä: kannattaisiko palkanlaskenta keskittää yhdelle globaalille kumppanille? Ajatus on täysin ymmärrettävä ja looginen. Yksi kumppani, yksi sopimus, yhtenäinen raportointi ja parempi näkyvyys koko organisaation palkkaprosesseihin kuulostavat johdon näkökulmasta järkevältä ja tehokkaalta ratkaisulta.
En suhtaudu tähän ajatukseen kriittisesti siksi, että keskittäminen olisi lähtökohtaisesti huono asia. Päinvastoin: monessa tilanteessa se voi tuoda selkeyttä, hallittavuutta ja kustannustehokkuutta. Ongelma syntyy silloin, kun globaali malli rakennetaan liian suoraviivaisesti ja liiaksi hankinnan ehdoilla – ikään kuin palkkahallinto olisi kaikkialla samanlaista hallinnollista rutiinia.
Sitä se ei ole, etenkään Suomessa ja Ruotsissa.
Palkka on työntekijälle yksi konkreettisimmista työnantajalupauksista. Sen pitää olla oikein, ajallaan ja ymmärrettävissä. Kun palkassa on virhe, kyse ei ole enää vain prosessista, järjestelmästä tai palvelutasosta. Kyse on luottamuksesta. Ja juuri siksi palkkahallinnon palvelumallia ei pitäisi arvioida vain konsernitason tehokkuuden, vaan myös paikallisen toimivuuden ja riskienhallinnan näkökulmasta.
Globaalin palkanlaskentaratkaisun houkuttelevuus on helppo ymmärtää. Kansainvälisesti kasvava yritys haluaa vähentää toimittajamäärää, yhtenäistää prosesseja, parantaa raportointia ja saada paremman näkymän henkilöstökustannuksiin eri maissa. Nämä ovat täysin perusteltuja tavoitteita. Hyvin usein ajurina ovat myös kustannussäästöt.
Keskustelu ja jopa kumppanin kilpailutus saattavat kuitenkin jäädä liian ylätasolle. Puhutaan järjestelmäarkkitehtuurista, integraatioista, raportoinnista ja hallintamallista. Vähemmälle huomiolle jää kysymys, joka ratkaisee arjen onnistumisen: miten paikalliset työehtosopimukset, viranomaisvaatimukset, verotuksen yksityiskohdat ja palkkaprosessin poikkeustilanteet oikeasti hallitaan? Entä miten palkansaajat saavat vastaukset palkkoihin liittyvissä kysymyksissä?
Käytännön tasolla olen törmännyt myös tilanteeseen, jossa kustannussäästöjä haettaessa ollaan jouduttu tinkimään laadusta ja lopulta jouduttu hiljaa hyväksymään virheet paikallisessa palkanlaskennassa.
Suomen ja Ruotsin palkanlaskenta on vaativa kokonaisuus. Molemmissa maissa työehtosopimuksilla on erittäin suuri käytännön merkitys. Ne vaikuttavat muun muassa lisien, poissaolojen, lomien, työaikojen, ylityökorvausten ja erilaisten palkanosien käsittelyyn. Monesti ratkaisevat yksityiskohdat eivät näy prosessikaaviossa tai globaalissa palvelukuvauksessa, mutta ne näkyvät heti palkkalaskelmalla.
Haaste ei ole vain sääntelyn määrä, vaan sen tulkinta ja jatkuva muuttuminen. Suomessa työehtosopimuksia sovelletaan toimialoittain, ja samassakin yrityksessä voi olla useita eri sopimuksia ja henkilöstöryhmiä. Paikallisista sopimuksista puhumattakaan. Ruotsissa paikalliset käytännöt, kollektiivisopimukset ja palkkaprosessin toimintatavat muodostavat oman kokonaisuutensa. Näitä ei voi hallita luotettavasti pelkällä globaalilla prosessimallilla tai yleisellä payroll-osaamisella.
Käytännössä riski näkyy usein viiveellä. Käyttöönotto voi näyttää onnistuneelta, koska paikallista osaamista on vielä asiakkaan omassa organisaatiossa tai siirtymäprojektissa mukana. Ongelmia alkaa syntyä, kun avainhenkilöitä vaihtuu, erikoistilanteita tulee vastaan tai paikallinen sopimustulkinta edellyttää nopeaa päätöksentekoa. Silloin mitataan, onko palvelumallissa oikeasti paikallinen kyvykkyys – vai ainoastaan paikallisten asioiden käsittely globaalin tikettiprosessin kautta.
Mielestäni keskustelua ei pitäisi käydä vastakkainasetteluna: globaali vastaan paikallinen. Parhaat ratkaisut yhdistävät molemmat. Konserni tarvitsee yhtenäistä näkyvyyttä, selkeitä vastuita ja vertailukelpoista raportointia. Paikallinen liiketoiminta tarvitsee puolestaan asiantuntijat, järjestelmät ja toimintamallit, jotka tuntevat maan työehtosopimukset, viranomaiskäytännöt ja palkanlaskennan arjen.
Jos yritys pohtii globaalia palkkaratkaisua, suosittelen pysähtymään ainakin seuraavien kysymysten äärelle: kuka omistaa paikallisen TES-osaamisen, miten muutokset viedään käytäntöön, miten nopeasti poikkeustilanteisiin reagoidaan, ja kuka kantaa vastuun silloin, kun palkka ei ole oikein?
Globaali ratkaisu voi olla erinomainen valinta, jos se tunnistaa paikallisen todellisuuden. Mutta jos paikallinen osaaminen nähdään vain alihankittavana yksityiskohtana, säästö voi muuttua nopeasti laadun, luottamuksen ja työntekijäkokemuksen riskiksi. Pohjoismaissa palkanlaskenta ei ole pelkkä transaktio. Se on sääntelyn, sopimusten, järjestelmien ja ihmisten muodostama kokonaisuus – ja juuri siksi sen onnistuminen vaatii sekä globaalia hallintaa että vahvaa paikallista osaamista.
Sillassa tämä ajattelu näkyy konkreettisesti siinä, että panostamme vahvaan paikalliseen palkanlaskennan osaamiseen Suomessa, Ruotsissa ja Virossa – ja jatkossa varmasti myös muilla markkinoilla. Meidän tahtotilamme on palvella kansainvälisiä yrityksiä mallilla, jossa paikallinen lainsäädäntö, työehtosopimukset ja käytännön palkkaprosessit ymmärretään aidosti kussakin maassa. Samalla haluamme tarjota asiakkaille yhtenäisen palvelumallin, markkinoille sopivimmat järjestelmäratkaisut ja koko konsernin palkkatiedot kokoavan analytiikkanäkymän. Uskon vahvasti, että juuri tästä yhdistelmästä syntyy kestävin ratkaisu: paikallinen varmuus, yhtenäinen johtaminen ja parempi näkyvyys kansainväliseen palkkahallintoon.
Jos kansainvälinen palkanlaskenta on nyt tai lähitulevaisuudessa ajankohtaista, voit tutustua palveluihimme täällä tai laittaa minulle sähköpostia Jussi.jaakkola@silta.fi.