Kirjoitaja: Pilvi Tontti, Project Manager, Silta Oy
Monessa organisaatiossa palkkaprosessi pyörii juuri niin kuin se on aina pyörinyt. Ei siksi, että se olisi optimaalinen – vaan siksi, että kukaan ei ole pysähtynyt katsomaan sitä ulkopuolelta.
Tässä piilee yksi yleisimmistä ja kalleimmista sudenkuopista: rutiinit, jotka kuluttavat aikaa, kasvattavat virheriskiä ja pitävät organisaation kiinni vanhoissa tavoissa – mutta koska ne ovat "aina olleet näin", niihin ei osata suhtautua kehityskohteina.
Jos sadan hengen yrityksessä neljä ihmistä hoitaa palkanlaskentaa, on syytä tutkia, miksi. Tai jos yksittäinen avainhenkilö kantaa koko prosessin osaamisen yksin harteillaan ja hän on lähellä eläkeikää, on riski jo olemassa. Se ei vain välttämättä näy vielä mihinkään.
Kartoitus on kokonaisvaltainen selvitys siitä, miten palkkaprosessi teillä todellisuudessa toimii – työsuhteen alusta loppuun. Se ei ole tarkastus eikä arvostelu, vaan jäsennelty haastattelu ja analyysi, jonka lopputuloksena syntyy konkreettinen kuva nykytilasta ja kehitysehdotukset tärkeysjärjestyksessä.
Kartoituksessa käydään läpi muun muassa:
Mitä järjestelmiä käytätte – ja miten ne kommunikoivat keskenään (tai eivät kommunikoi)
Miten tieto kulkee: esihenkilöiltä palkanlaskentaan ja siitä aina kirjanpitoon saakka.
Mitä tehdään manuaalisesti, vaikka se voitaisiin automatisoida
Mitä tietoa tallennetaan ja mihin
Missä kohtaa GDPR:ään liittyvät riskit piileskelevät – joskus kirjaimellisesti avoimella työpöydällä
Haastattelut kestävät tyypillisesti noin kolme päivää, riippuen organisaation koosta, minkä jälkeen laaditaan raportti havainnoista ja kehitysehdotuksista. Kartoituksen tekee asiantuntija, joka tuntee alan järjestelmät ja käytännöt – ja osaa kertoa, mitä teillä käytössä olevilla työkaluilla olisi mahdollista saavuttaa.
Yllättävän usein kartoitus paljastaa asioita, joita henkilöstö on itse jo aavistellut – mutta joihin ei ole ollut aikaa tai välineitä puuttua. Tyypillisiä löytöjä ovat:
Manuaalinen työ, joka voisi olla automatisoitua. Palkkioita syötetään käsin neljä kertaa vuodessa, vaikka se hoituisi kahdella napinpainalluksella. Liittymä järjestelmien väliltä puuttuu, joten sama tieto tallennetaan kahteen paikkaan.
Tiedonkulun katkokset. Esimiehiltä tulee kysymyksiä pitkin päivää suoraan palkanlaskijalle – keskeyttäen työn toistuvasti. Ohjeistukset ovat olemassa, mutta piilotettuina tai vanhentuneina.
Haavoittuvuudet, joita ei ole tunnistettu riskeiksi. Koko prosessiosaaminen yhden ihmisen varassa. Henkilötietoja paperilla epäasianmukaisissa tiloissa. Järjestelmät, jotka ovat jo eläneet parhaat päivänsä.
Kartoitus ei ole myyntikeikka, jossa sinulle työnnetään ratkaisua kurkkuun. Se on puolueeton selvitys, jossa havainnoille annetaan prioriteetit: kriittiset ensin, hienosäädöt myöhemmin. Jos kartoituksessa löytyy asioita, joihin voimme auttaa, se kerrotaan suoraan – mutta se ei ole ehto eikä oletus.
Monelle organisaatiolle jo pelkkä kartoitusraportti on arvokas: ensimmäistä kertaa on olemassa kirjallinen, jäsennelty kuva siitä, miten palkkaprosessi toimii ja mihin suuntaan kannattaisi kulkea.
Ahaa-elämyksiä omasta tekemisestä tulee usein jo haastatteluvaiheessa. Ihmiset havahtuvat: "Hetkinen, miksi me tehdään tämä näin?" Ja joskus raporttia tarkistaessa asiakas kertoo jo muuttaneensa jonkin asian – koska se tuntui itsestään selvältä heti kun se sanottiin ääneen.
Muutama merkki, että aika on oikea:
Prosessissa on paljon henkilöriippuvuuksia tai pian eläköityviä avainhenkilöitä
Palkkoja joudutaan korjaamaan jälkikäteen toistuvasti
Järjestelmät ovat vanhoja tai ne eivät "keskustele" keskenään
Palkanlaskentaan käytetty aika tuntuu suurelta suhteessa henkilöstömäärään
Harkitsette ulkoistamista, mutta ette tiedä mistä liikkeelle
----
Haluatko tietää lisää palkkaprosessikartoituksista? Ota yhteyttä!