Kirjoittaja: Tanja Tuukkanen, Head of PMO, Silta
Yhä useampi suomalainen yritys valitsee globaalin HR-järjestelmän, kuten SAP SuccessFactorsin, Workdayn tai Oracle HR:n.Yritykset tekevät valinnan usein käyttöliittymän, trendikkyyden tai konserninlinjauksen perusteella. Palkkahallinto otetaan mukaan vasta siinä vaiheessa, kun ratkaisu on jo hankittu ja jopa osittain määritelty.
Tämä on ymmärrettävää. HR-alusta valitaan HR:n tarpeisiin: rekrytointiin, kehityskeskusteluihin, organisaatiohallintaan. Juuri tässä syntyy ongelma. Suomalainen palkanlaskenta vaatii paljon enemmän kuin mitä globaalit työkalut voivat lähtökohtaisesti tarjota. Jos tämä huomataan liian myöhään, seurauksena voi olla kalliita uudelleenmäärittelyjä ja yllätyksiä.
Suomalainen palkkaympäristö on vaativa
Suomen palkanlaskenta vaatii huomattavasti tarkempia jalaajempia henkilötietoja kuin mitä globaalit HR-järjestelmät oletuksena sisältävät. Monimutkaiset työehtosopimukset, yksityiskohtainen lainsäädäntö, ansaintasäännöt ja viranomaisvelvoitteet asettavat vaatimuksia, joihin globaalit ratkaisut eivät ole valmiita.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että osa kriittisistä kentistä saattaa puuttua kokonaan, osa ei ole siirrettävissä oikeassa muodossa, ja osa tiedoista täytyy päätellä muista tiedoista. Usein joudutaan lisäämään kenttiä, tekemään erillisiä päättelyjä ja muokkaamaan prosesseja, jotta kaikki tarvittava tieto saadaan siirrettyä palkkajärjestelmään.
Monelle tulee yllätyksenä, miten paljon globaaleihin HR-alustoihin täytyy tehdä räätälöintiä Suomen palkkahallinnon vaatimusten vuoksi. Tämä näkyy valitettavasti myös kustannuksissa, jos asiaa ei huomioida hankintavaiheessa.
1. Palkkahallinto otetaan projektiin liian myöhään.
Usein asiakkaat valitsevat HR-ratkaisun pelkästään HR:n näkökulmasta ja ottavat palkanlaskennan asiantuntijat mukaan vasta jälkikäteen. Tällöin joudutaan usein määrittelemään asioita uudelleen, sillä palkkahallinnon ja viranomaisten tarvitsemia tietoja ei ole huomioitu suunnittelussa. Palkkahallinnon edustus pitäisi olla mukana heti hankinnan valintavaiheessa.
2. Prosessien suunnittelu ei huomioi palkanlaskennan tarpeita.
HR-prosessien suunnittelussa keskitytään usein henkilöstöhallinnon näkökulmaan, jolloin palkanlaskennan vaatimat rakenteet, logiikat ja laskentasäännöt jäävät liian vähälle huomiolle.
Hyvä esimerkki tästä ovat maksuryhmien muutokset: kun henkilö siirtyy tuntipalkasta kuukausipalkkaan, HR-alusta näkee hänet samana työntekijänä, mutta palkkajärjestelmän näkökulmasta tämä tarkoittaa kokonaan eri prosessia – eri palkanlaskentasykliä. Suurilla asiakkailla näitä muutoksiavoi olla satoja vuodessa, erityisesti keväällä ja syksyllä.
3. Puutteellinen data.
HR-ratkaisu saattaa näyttää hyvältä, mutta siitä ulos saatava data voi olla vajavaista, väärässä muodossa tai epäyhtenäistä. Joitain kriittisiä tietoja ei saa ulos lainkaan ilman lisäkonfiguraatiota – mikä tarkoittaa viivästyksiä ja usein myös lisäkustannuksia asiakkaalle.
Jos organisaatiossanne ollaan valitsemassa uutta HR-työkalua, kannattaa muistaa kolme asiaa:
Ota palkanlaskenta mukaan heti alussa. Kun palkkahallinnonasiantuntijat ovat mukana alusta asti, vältytään kalliilta yllätyksiltä ja uudelleenmäärittelyiltä. Järjestelmä- tai palkka-asiantuntija osaa kysyä oikeat kysymykset toimittajilta.
Varmista, että ratkaisu tukee Suomen vaatimuksia. Kysy toimittajalta konkreettisia esimerkkejä siitä, miten heidän alustansa tukee suomalaista palkanlaskentaa. Älä tyydy yleisiin vakuutteluihin. Pyydä lista kentistä, referenssejä suomalaisilta asiakkailta, arvio räätälöinti tarpeesta ja selvitys siitä, miten työkalu käsittelee työehtosopimuksia ja viranomaisraportointia.
Älä ihastu pelkkään käyttöliittymään, testaa datan siirrettävyys. Käyttöliittymä voi olla upea, mutta jos tarvittavaa tietoa ei saa ulos oikeassa muodossa, sujuva integraatio palkkajärjestelmään on mahdotonta. Pyydä toimittajalta demo, jossa testataan, mitä dataa alustalta saa ulos, missä muodossa ja kuinka usein.
Seuraavat askeleet
Hyvin suunniteltu integraatio globaalin HR-järjestelmän ja suomalaisen palkanlaskennan välillä on vakaa, toimintavarma ja säästää aikaa ja rahaa pitkällä aikavälillä. Avain onnistumiseen on ottaa palkanlaskenta mukaan jo hankintavaiheessa.
Seuraavassa blogissa: Kerron tarkemmin, miten varmistamme datan laadun integraatioissa ja miksi se on kriittistä toimivalle palkanlaskennalle.
Tanja Tuukkanen toimii Head of PMO:na Silta Oy:ssä. Hänjohtaa integraatioprojekteja ja auttaa organisaatioita rakentamaan toimiviayhteyksiä globaalien HR-järjestelmien ja suomalaisen palkanlaskennan välille.Lisätietoa integraatioistamme: http:>www.silta.fi/teknologiat-ja-jarjestelmat