Kirjoittaja: Jussi Jaakkola, kaupallinen johtaja, Silta Oy
Palkkahallinnon ulkoistamista pohtiessa yksi kysymys nousee toistuvasti esiin: "Mitä tapahtuu, jos jotain menee pieleen?" Se on oikeutettu huoli. Palkkapäivä on yrityksen tärkein lupaus työntekijöilleen, ja sen viivästyminen tai virheet voivat aiheuttaa merkittävää vahinkoa sekä työntekijöiden luottamukselle että yrityksen maineelle.
Liikkeenluovutus on ainoa ulkoistamismalli, joka tarjoaa todellisen varmuuden siirtymävaiheessa.
Mitä 100% turvallinen toimintamalli tarkoittaa käytännössä?
Toisin kuin perinteisessä ulkoistamisessa, liikkeenluovutuksessa koko palkkahallinnon kokonaisuus siirtyy sellaisenaan uudelle toimijalle. Ensimmäisenä päivänä siirtymän jälkeen kaikki toimii täsmälleen samalla tavalla kuin edellisenä päivänä. Samat prosessit, samat järjestelmät, samat tutut ihmiset. Ainoa muutos on työnantajan nimi palkkalaskelmassa.
Tämä "AS IS" -malli poistaa siirtymäriskin lähes kokonaan. Palkanmaksu jatkuu häiriöttä, koska mikään olennainen ei muutu.
Testattu prosessi ja kokemus ratkaisevat
Sillan liikkeenluovutusprosessi on testattu kymmenissä projekteissa ja noudattaa selkeää etenemispolkua. Kartoitusvaiheessa tunnistetaan nykyiset prosessit, henkilöstö ja järjestelmät. Projektisuunnitelma rakennetaan yhdessä, ja viestintä on avointa koko matkan ajan.
Taustalla toimii lähes 300 henkilöstöhallinnon ammattilaisen verkosto. Jos siirtyvä tiimi kohtaa haasteen, tukenaan on välittömästi kymmeniä kokeneita kollegoita, jotka ovat nähneet samat tilanteet aiemmin.
Ensin turva, sitten kehitys
Monet ulkoistusprojektit epäonnistuvat, koska muutoksia yritetään tehdä samanaikaisesti siirtymän kanssa. Liikkeenluovutuksessa lähestymistapa on päinvastainen: kehitystyö alkaa vasta kun siirto on onnistuneesti toteutettu ja toiminta pyörii vakaasti.
Tämä porrastettu lähestymistapa varmistaa, että ydin pysyy aina toimivana. Palkkapäivä ei vaarannu koskaan, vaikka kehitystyö eteneekin rinnalla.
Auditoitu laatu luo lisävarmuutta
Sillan palvelut tuotetaan ISAE 3402 -standardin mukaisesti, mikä tarkoittaa vuosittain ulkopuolisen auditoijan tarkastamaa kontrollijärjestelmää. Jokainen kriittinen prosessi on dokumentoitu, jokaisella toimenpiteellä on vastuuhenkilö, ja poikkeamat kirjataan ja korjataan systemaattisesti.
Tämä ei ole vain paperinpyöritystä. Auditoitu toimintamalli pakottaa ylläpitämään korkeaa laatutasoa jatkuvasti, ei vain hyvän sään aikaan.
Turvallisuus on perusta kaikelle muulle
Palkkahallinto on yksi harvoista toiminnoista, joissa virheillä on välittömiä ja konkreettisia seurauksia. Myöhässä maksettu palkka vaikuttaa ihmisten arkeen välittömästi. Siksi turvallisuus ei ole tekninen yksityiskohta vaan palvelun perusta, josta kaikki muu rakentuu.
Liikkeenluovutus laittaa turvallisuuden etusijalle – ei lupaamalla, vaan varmistamalla sen rakenteellisesti. Se on syy, miksi se on ainoa todella turvallinen tapa ulkoistaa palkkahallinto.
-------
Jussi Jaakkola toimii kaupallisena johtajana Silta Oy:ssä ja on ollut mukana muotoilemassa Sillan liikkeenluovutusmallia. Hänen kokemuksensa kattaa kymmeniä onnistuneita siirtoprojekteja eri toimialoilla.