Global Payroll tundub lihtsa lahendusena – kuid otsustavaks on kohalik asjatundlikkus

Autor: Jussi Jaakkola, müügidirektor, Silta Oy

Paljud rahvusvaheliselt tegutsevad ettevõtted kaaluvad praegu sama küsimust: kas palgaarvestuse koondamine ühe globaalse partneri kätte oleks mõistlik? See mõte on täiesti arusaadav ja loogiline. Üks partner, üks leping, ühtne aruandlus ja parem ülevaade kogu organisatsiooni palgaprotsessidest tunduvad juhtkonna seisukohast mõistliku ja tõhusa lahendusena.

Keskendamine ei ole probleem – probleem on selle rakendamise viis

Ma ei suhtu sellesse ideesse kriitiliselt sellepärast, et tsentraliseerimine oleks põhimõtteliselt halb asi. Vastupidi: paljudes olukordades võib see tuua selgust, hallatavust ja kulutõhusust. Probleem tekib siis, kui globaalset mudelit ehitatakse üles liiga lihtsustatult ja liiga palju hanketingimuste põhjal – justkui oleks palgaarvestus kõikjal sama halduslik rutiin.

See aga ei ole nii, eriti mitte Soomes ja Rootsis.

Palk on usaldusküsimus

Palk on töötajale üks konkreetsemaid tööandja lubadusi. See peab olema õige, õigeaegne ja arusaadav. Kui palgas on viga, ei ole tegemist enam ainult protsessi, süsteemi või teeninduse tasemega. Küsimus on usalduses. Ja just seetõttu ei tohiks palgahalduse teenusemudelit hinnata ainult kontserni tasandi tõhususe, vaid ka kohaliku toimivuse ja riskijuhtimise seisukohast.

Globaalse palgaarvestuslahenduse atraktiivsust on lihtne mõista. Rahvusvaheliselt kasvav ettevõte soovib vähendada tarnijate arvu, ühtlustada protsesse, parandada aruandlust ja saada parem ülevaade personalikuludest erinevates riikides. Need on täiesti põhjendatud eesmärgid. Väga sageli on ajendiks ka kulude kokkuhoid.

Arutelu ja isegi partnerite vaheline pakkumiskonkurss võivad aga jääda liiga üldisele tasandile. Räägitakse süsteemi arhitektuurist, integratsioonidest, aruandlusest ja haldusmudelist. Vähem tähelepanu pööratakse küsimusele, mis otsustab igapäevase töö õnnestumise: kuidas kohalikud kollektiivlepingud, ametiasutuste nõuded, maksustamise üksikasjad ja kuidas palgaprotsessi erandolukordi tegelikult hallatakse? Ja kuidas saavad palgatöötajad vastused palkadega seotud küsimustele?

Praktikas olen kokku puutunud ka olukorraga, kus kulude kokkuhoiu nimel on tulnud teha järeleandmisi kvaliteedis ja lõpuks on tulnud vaikselt leppida vigadega kohalikus palgaarvestuses.

Miks Soome ja Rootsi on nõudlikud turud

Soome ja Rootsi palgaarvestus on keeruline protsess. Mõlemas riigis on kollektiivlepingutel väga suur praktiline tähtsus. Need mõjutavad muu hulgas lisatasude, puudumiste, puhkuste, tööaja, ületunnitasude ja erinevate palgakomponentide käsitlemist. Sageli ei kajastu otsustavad üksikasjad protsessiskeemis ega üldises teenusekirjelduses, kuid need ilmnevad kohe palgalehel.

Väljakutseks ei ole mitte ainult regulatsioonide hulk, vaid ka nende tõlgendamine ja pidev muutumine. Soomes kohaldatakse kollektiivlepinguid valdkondade kaupa ning isegi ühes ja samas ettevõttes võib olla mitu erinevat lepingut ja personalirühma. Rääkimata kohalikest lepingutest. Rootsis moodustavad kohalikud tavad, kollektiivlepingud ja palgaprotsessi toimimisviisid omaette terviku. Neid ei ole võimalik usaldusväärselt hallata pelgalt globaalse protsessimudeli või üldiste palgaarvestuse oskuste abil.

Risk ilmneb sageli alles hiljem

Praktikas ilmneb risk sageli alles hiljem. Kasutuselevõtt võib tunduda edukas, kuna kliendi enda organisatsioonis või ülemineku projektis on veel kohalikku oskusteavet. Probleemid hakkavad tekkima siis, kui vahetuvad võtmeisikud, tekivad erakorralised olukorrad või kohalik lepingutõlgendus nõuab kiiret otsustamist. Siis selgub, kas teenusemudelil on tegelikult kohalik suutlikkus – või tegemist on vaid kohalike küsimuste käsitlemisega globaalse piletisüsteemi kaudu.

Globaalne ja kohalik ei ole vastandlikud

Minu arvates ei peaks arutelu toimuma vastandamisena: globaalne versus kohalik. Parimad lahendused ühendavad mõlemat. Kontsern vajab ühtset nähtavust, selgeid vastutusalasid ja võrreldavat aruandlust. Kohalik äritegevus vajab omakorda eksperte, süsteeme ja tegevusmudeleid, mis arvestavad riigi kollektiivlepinguid, ametiasutuste tavasid ja palgaarvestuse igapäevaelu.

Kui ettevõte kaalub globaalset palgalahendust, soovitan peatuda vähemalt järgmiste küsimuste juures: kes omab kohalikku kollektiivlepingute alast asjatundlikkust, kuidas viiakse muudatused ellu, kui kiiresti reageeritakse erandolukordadele ja kes kannab vastutust, kui palk ei ole õige?

Kohalik kindlus ja ühtne juhtimine

Globaalne lahendus võib olla suurepärane valik, kui see arvestab kohalikku tegelikkust. Kui aga kohalikku oskusteavet vaadeldakse vaid allhankeid vajava detailina, võib kokkuhoid kiiresti muutuda riskiks kvaliteedile, usaldusele ja töötajate kogemusele. Põhjamaades ei ole palgaarvestus pelgalt tehing. See on regulatsioonidest, lepingutest, süsteemidest ja inimestest koosnev tervik – ja just seetõttu nõuab selle edukas toimimine nii globaalset juhtimist kui ka tugevat kohalikku asjatundlikkust.

Sillas väljendub see mõtteviis konkreetselt selles, et panustame tugevasse kohalikku palgaarvestuse asjatundlikkusesse Soomes, Rootsis ja Eestis – ning kindlasti ka teistel turgudel tulevikus. Meie eesmärk on teenindada rahvusvahelisi ettevõtteid mudeli alusel, kus kohalikku seadusandlust, kollektiivlepinguid ja praktilisi palgaprotsesse mõistetakse tõeliselt igas riigis. Samal ajal soovime pakkuda klientidele ühtset teenusemudelit, turule kõige sobivamaid süsteemilahendusi ja kogu kontserni palgaandmeid koondavat analüütilist ülevaadet. Usun kindlalt, et just sellest kombinatsioonist sünnib kõige jätkusuutlikum lahendus: kohalik kindlus, ühtne juhtimine ja parem ülevaade rahvusvahelisest palgaarvestusest. Ja muidugi tagame ka omalt poolt, et jätkame palgaarvestuse spetsialistide töölevõtmist Soomes, Rootsis ja Eestis ka edaspidi.

Kui rahvusvaheline palgaarvestus on teile praegu või lähitulevikus aktuaalne, võite meie teenustega tutvuda siin või saata mulle e-kirja aadressile Jussi.jaakkola@silta.fi.