Sillan Simo mobiilisovellusta koskeva tietosuojaseloste

Päivitetty 19.1.2022

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa (”Tietosuojaseloste”) kuvataan Sillan tarjoaman Simo-mobiilisovelluksen (”Sovellus”) käyttöön liittyvän henkilötietojen käsittelyn periaatteet ja käytännöt.
Käyttämällä Sovellusta hyväksyt tässä tietosuojaselosteessa kuvatut käytännöt. Koska voimme aika ajoin päivittää tätä tietosuojaselostetta, kehotamme sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen säännöllisesti. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista etukäteen

Silta on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

2. Rekisterinpitäjä

Silta Group (myöhemmin tässä dokumentissa Silta)

Mäkelänkatu 87, 00610 Helsinki

Puhelin: 020 759 5500 (vaihde)

 

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa:

 

Henkilöstöjohtaja Outi Tenhola

Mäkelänkatu 87, 00610 Helsinki

Puhelin 040 5539761, outi.tenhola@silta.fi

 

Tietosuojavastaava Henna Turunen

Kauppakatu 1, 76100 Pieksämäki

Puhelin 040 7740 163, henna.turunen@silta.fi

 

Tietopyynnöt: Tietosuoja@silta.fi

3. Rekisterin nimi

Simo mobiilisovellus

4. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään ja mihin tarkoitukseen

Palkkalaskelman toimitus rekisteröidylle on lakisääteinen velvoite, ja työnantaja voi valita palkkalaskelman toimitustavaksi Simo mobiilisovelluksen. Silta käsittelee henkilötietoja vain Sillan asiakkaiden puolesta erillisen kirjallisen sopimuksen mukaisesti eikä käytä henkilötietoja Sillan omiin tarkoituksiin. Asianomainen Sillan asiakas on aina henkilötietojen rekisterinpitäjä ja Silta henkilötietojen käsittelijä. Sillan oman henkilöstön tietoja käsitellessään Silta toimii rekisterinpitäjänä.

Simo-mobiilisovelluksessa Sillan asiakkaiden tai Sillan oman henkilöstön työntekijä voi katsella palkkalaskelmamuotoisesti työnantajansa rekisteristä rajatusti omia henkilö- ja palkkatietojaan. Sovelluksen kautta ei ole mahdollista poistaa tai muokata työnantajan henkilörekisteriin tallennettuja tietoja. Lisäksi sovelluksen käyttäjä voi asiakkuuksista riippuen lähettää palkanlaskentaan lääkärintodistustietoja. Sovellus ei tallenna lähetettyjä lääkärintodistuksia ja sen tietoja laitteen muistiin. Sovelluksen arkistosta näkee pelkästään lähetetyn poissaolon alku- ja loppupäivämäärän. Lääkärintodistusten osalta sovellus toimii lähetyskanavana palkanlaskentaan, jossa arkistoidaan erikseen lähetetty lääkärintodistus. Lisäksi Sillan palkanlaskenta käsittelee lääkärintodistuksen lähetetyt tiedot asiakasyrityksen kanssa sovitulla tavalla tulkittaessa sairauspoissaoloajan palkallisuutta.

5. Millaisia henkilötietoryhmiä sovellus sisältää

  • Perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, tehtävänimike, työsuhteen alku- ja loppupäivät, pankkitili
  • Palkkatiedot: esim. kk-palkka, tuntipalkka, kiinteät lisät, luontoisedut, vähennykset, toistuvat palkkatekijät
  • Maksetut palkat
  • Verokorttitiedot: ennakonpidätysprosentit, tuloraja, verokortille kertyneet tulot
  • Lomakertymät (jäljellä olevat lomapäivät lomalajeittain)
  • Lääkärintodistustiedot ( poissaolon alku- ja loppupäivä)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Palkkalaskelmatiedot, käyttäjän perustiedot ja verotiedot siirtyvät rajatusti palkkajärjestelmästä. Näitä tietoja toimitetaan Siltaan pääsääntöisesti rekisteröidyn työnantajan liittymillä, sähköpostilla tai sovituilla lomakkeilla. Verotiedot toimittaa pääsääntöisesti verottaja. Sovelluksen käyttäjä itse voi toimittaa itse asiakkuudesta riippuen lääkärintodistuksen ja sen tietoja sovelluksen kautta.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja voidaan luovuttaa sovelluksen teknisestä ylläpidosta vastaavalle palveluntuottajalle, joka käyttää tietoja vain palvelun tuottamiseen tarvittavissa rajoissa.

Silta voi kerätä, käsitellä ja analysoida teknistä tilastointitietoa sovelluksen käytöstä palveluidensa kehittämiseksi. Silta voi verrata sähköisen tunnistautumisen tietoja sovelluksen käyttöönottaneen asiakasyrityksen henkilörekisteriin tunnistaen sovelluksen käyttäjän tietyksi Sillan asiakasyrityksen työntekijäksi, jotta Silta voi kertoa asiakasyritykselleen, kuinka moni työntekijä on ottanut sovelluksen käyttöön. Silta ei yksilöi käyttäjiä vaan hyödyntää sovelluksen käyttäjämäärätietoa vain raportointitarkoituksiin asiakasyrityksille ja liiketoimintansa kehittämistarkoituksiin.

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika 

Silta säilyttää kerättyjä henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Tietojen tuhoamisessa ja poistamisessa noudatetaan turvallisia käytäntöjä Sillan noudattamien poistoprosessien mukaisesti.

Henkilö- ja palkkatiedot näkyvät Simossa niin kauan kuin asiakassuhde kestää ja siitä alkaen, kun sopimus sovelluksen käytöstä on sovittu asiakasyrityksen kanssa alkavan. Asiakassuhteen päättyessä tiedot poistuvat sovelluksesta, kun palkkatiedot poistetaan palkkajärjestelmästä kuuden (6) kuukauden kuluessa päättymisestä ellei toisin sovita asiakkaan kanssa. Henkilön työsuhteen päättyessä sovelluksen tiedot ovat käytettävissä 24kk. Henkilö pyytäessä poistoa, palkkatiedot voidaan poistaa heti näkyviltä sovelluksesta.

10. Henkilötietojen suojaus

Silta Käyttää tarpeellisia teknisiä keinoja suojatakseen henkilötiedot asiattomalta pääsyltä ja tahattomalta sekä lainvastaiselta katoamiselta, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä ja muulta lainvastaiselta käsittelyltä. Sillan henkilöstöä sekä Sillan puolesta toimivia ulkopuolisia henkilöitä sitoo salassapitovelvoite koskien kaikkea käyttäjätietoa.

Sovelluksen käyttö on suojattu ensimmäisellä käyttökerralla sähköisellä tunnistautumisella, jossa vahva tunnistautuminen tehdään joka verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tällä varmistetaan, että tiedot ovat vain sovelluksen käyttäjän käytettävissä. Tunnistautumisen jälkeen valitaan jatkossa käytettävän PIN-koodia tai sormenjälkitunnistetta. Kirjautumiseen käytettävää PIN-koodia tulee säilyttää huolellisesti. Jos PIN-koodi unohtuu, sitä ei voida palauttaa, vaan tunnistautuminen tulee tehdä uudestaan sähköisen tunnistautumisen kautta. Sovellus ei tallenna henkilö- tai palkkatietoja puhelimen muistiin. Käyttäjä itse vastaa oman puhelimen, järjestelmän, PIN-koodin ja toiminnan asianmukaisesta tietoturvasta.

11. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus käsittelyn vastustamiseen

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, yhteystiedot selosteen lopussa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity kokee, että Silta ei ole toiminnassaan noudattanut rekisterinpitäjänä soveltuvaa tietosuojasääntelyä taikka lain takaamiin oikeuksiin liittyviä rekisteröidyn pyyntöjä ei ole asianmukaisesti toteutettu. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos Silta ei toteuta tietosuoja-asetuksessa olevia rekisteröidyn oikeuksia asianmukaisesti.  Ilmoituksen epäkohdasta henkilötietojen käsittelyssä voi tehdä tietosuojatoimiston internetsivuilla: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-epakohdasta-henkilotietojen-kasittelyssa.

12. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

13. Muutokset tietosuojaselosteessa

Silta pidättää oikeuden tehdä muutoksia tietosuojaselosteeseen. Muutokset tietosuojaselosteeseen voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 19.1.2022

14. Yhteydenotot

Silta käsittelee kaikki yhteydenotot luottamuksellisesti.

Pyydämme ensisijaisesti ottamaan yhteyttä oman työantajan nimettyyn palkkayhteyshenkilöön Sillassa, joka auttaa sovellukseen liittyvissä asioissa.

Lisäksi sovelluksen oma palvelukohtainen sähköposti simo@silta.fi auttaa sovellukseen liittyvissä ongelmatilanteissa. Asiakaspalvelun muut yhteystiedot sekä tietoa sovelluksesta löytyvät Sillan Internet-sivuilta. https://www.silta.fi/palvelumme/simo

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä Siltaan joko sähköpostilla tietosuoja@silta.fi tai kirjeitse osoitteeseen Silta Oy, tietosuoja, Mäkelänkatu 91, 00610 Helsinki.

Tarvittaessa Silta voi pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.