Edukas üleminek ja uus algus: NG Nordic Finlandi tööaja haldamine toimub nüüd Neptonis
NG Nordic Finland Oy eraldus Fortum Oyj-st tiheda ajakava järgi ja rajas samal ajal uue süsteemikompleksi. Neptoni tööaja jälgimissüsteem võeti kasutusele osana laiemast süsteemiuuendusest – tulemuseks on rahulolevad kasutajad ja hästi toimiv tervik.
Algne olukord: muutusterohke aasta
NG Nordic Finland Oy (NG Nordic) tegutseb Põhjamaades ringmajanduslahenduste ja keskkonnateenuste pakkujana ning kontserni kuulub kokku umbes 3 500 töötajat. Soome tegevuses on hõivatud umbes 520 inimest. Ettevõte eraldus Fortumi kontsernist 2024. aasta lõpus, kui Fortumi ringlussevõtu- ja jäätmekäitlusäri müüdi Summa Equityle.
Eraldumise järel algas intensiivne 11-kuuline projektiperiood, mille jooksul pidi NG Nordic kõik oma peamised tugisüsteemid uuesti üles ehitama: muu hulgas personalijuhtimise põhissüsteem, raamatupidamis-, hankimis- ja reisikulu arvestussüsteemid ning tööaja jälgimise süsteem. Transitional Service Agreement (TSA) leping Fortumiga lõppes 2025. aasta oktoobri lõpus, mistõttu oli ajakava pingeline.
Silta kui loomulik partner
Silta valiti tööaja jälgimise projekti partneriks loomulikult, kuna koostöö palgaarvestuse valdkonnas oli alanud juba Fortumi ajal. Kui selgus, et NG Nordic ei saanud varasema tööaja jälgimise lahendusega jätkata, võttis Silta endale vastutuse Nepton tööaja jälgimissüsteemi kasutuselevõtu eest tervikuna.
"Silta tundis juba meie tegevust ja nad jätkasid palgaarvestusega tegelemist, seega oli koostöö jätkamine loomulik. Meil oli ka väliskonsultant, kes oli osalenud juba eelmises Fortumi projektis ja teadis, mida seal oli tehtud,“ kirjeldab Marja Rekorius, Senior Business People Partner, NG Nordic Finland Oy.
Nepton-projekt edenes kiiresti 205. aasta kevadel ja varasügisel ning esimesed palgad uuest süsteemikeskkonnast maksti välja 2025. aasta oktoobris.
Projekti edu võtmed
Projekti viis terviklikult ellu Sillan. Rakendamine hõlmas ulatuslikku liidestust CGI Palkat-süsteemiga ning isikuandmete, puudumiste ja palgatoimingute liideseid.
Rekorius toob esile kolm peamist tegurit, mis tegid projektist eriti edukaks:
1. Sillan tugev pühendumus
"Silta oli projektiga väga tugevalt seotud. Neil oli asjatundlik projektimeeskond ja nad jätkavad meie abistamist süsteemi tugiteenustega ka pärast projekti lõppu. Kõik Silla töötajad olid professionaalsed ja head – selle eest ei saa muud kui tänada.“
2. Õiged inimesed kliendi organisatsioonist kaasatud
„Meil olid kaasas inimesed, kes tegelikult ka operatiivselt seda tööd teevad. Kui me mõnest asjast rääkisime, teadsime, millest räägime ja millele see mõju avaldab. Ei tekkinud sellist tüüpilist olukorda, kus küsitaks „mida te tahate“ ja siis muutuks kõik muu lisatööks.“
3. Asjatundlik konsultant, kes toob kaasa sisulist oskusteavet
„Meil oli äärmiselt hea IT- ja palgaküsimustes asjatundlik konsultant, kes suutis asju kahtluse alla seada ja alternatiive pakkuda. Ta mõistis nii tehnilist kui ka sisulist poolt.“
Kasutajad olid rahul – usaldus säilis
NG Nordicile oli eriti oluline, et lõppkasutajad võtsid uue süsteemi suurepäraselt vastu. Varem kasutusel olnud süsteem oli saanud palju kriitikat, kuid Nepton pälvis ainult kiitust.
„Nepton on pälvinud tõesti palju kiitust. Kõik ütlevad, et see on tõesti hea süsteem. See oli kriitilise tähtsusega süsteem, kuna see on otseselt seotud palkadega. Kui selles esineb vigu, kaob usaldus – ja usalduse taastamine on tõesti raske.“
Projekti edu ilmnes ka selles, et lõppkasutajatele ei olnud näha projekteerimisetapis käsitletud ja lahendatud väljakutseid. Kuigi projektiga kaasnes palju tööd ja üksikasju, said lõppkasutajad ilma suuremate probleemideta kasutusele toimiva ja lihtsalt kasutatava süsteemi.
„Kuigi projekt oli töömahukas ja samad inimesed tegelesid samal ajal ka HR-Masteri ja muude süsteemidega, ei sattunud me mingisse kohutavasse ületunnitööde tormi. Asjad sujusid, ja see on just nende tegurite tõttu: õiged inimesed, hea koostöö ja professionaalne teostus.“
Pilk tulevikku
Pärast projekti lõppu jätkab NG Nordic koostööd Sillaga nii palgaarvestuse kui ka tööaja jälgimise osas. Rekorius näeb tulevikku helgena, kuigi üleminek projektiorganisatsioonilt tavapärasele teenusele on just toimunud ja igapäevane töö algab alles nüüd.
Kuna NG Nordicil ei ole Soomes oma palgaarvestuse spetsialisti, on Sillal partnerina veelgi olulisem roll.
„Mõte on selles, et pole mõtet siia oma ressurssi luua, kui saame osta teenust kohast, kus on professionaalid. See ongi nende põhiline oskus.“
Projekti kokkuvõte
NG Nordici Nepton-projekt on näide sellest, kuidas tiheda ajakava ja ulatuslike muutuste tingimustes on võimalik edukalt toime tulla, kui kõik osapooled pühenduvad ühisele eesmärgile. Projekti edu põhines professionaalsel teostamisel, õigete inimeste kaasamisel ning sellel, et asjad määratleti ja testiti hoolikalt ette.
„Olen aastate jooksul teinud tõesti palju erinevaid projekte ja see on kindlasti üks edukamaid. Kui see poleks nii hästi õnnestunud, ei oleks me selle ajakava raames nii head tulemust saavutanud,“ võtab Rekorius kokku.
Õppetunnid tulevaste projektide jaoks
Küsisime Rekoriuselt nõuandeid teistele, kes kavandavad sarnast projekti. Ta kokkuvõttis oma kogemused kolmeks juhiseks:
Mõõda eesmärke ja ressursse realistlikult
„Mõtle hoolikalt läbi, mida sa teed ja mida sa saavutada tahad. Mõõda projekti vastavalt ressurssidele – ära lase end soovide kütkesse, vaid keskendu sellele, mis on hädavajalik.“
Kaasake operatiivtöötajad
„Kaasa inimesed, kes teavad, kuidas operatiivne tegevus tegelikult toimib. Mis sisse läheb, mis peab välja tulema, ja võta arvesse, kes süsteemi kasutab. See on oluline.“
Vali pädev konsultant
„Kaasa võta konsultant, kellel on tõelist oskusteavet ja kogemust. Üks tüüpiline viga on võtta kaasa ainult IT-spetsialist, kes on tehniliselt hea, kuid ei mõista sisulist poolt. Personalitöö on täis detaile ja tõlgendusi – see ei ole pelgalt IT. Lisaks on kohalikud teadmised kriitilise tähtsusega, näiteks ei saa norralane või rootslane sellist projekti Soomes läbi viia ilma kohaliku asjatundlikkuseta.“
Küsi lisateavet tööaja haldamise lahenduste kohta