En lyckad övergång och en ny start: NG Nordic Finlands arbetstidshantering sköts nu i Nepton
NG Nordic Finland Oy avskildes från Fortum Oyj enligt en stram tidsplan och byggde samtidigt upp en ny systemhelhet. Nepton-arbetstidsregistreringen infördes som en del av en större systemförnyelse – resultatet blev nöjda användare och en välfungerande helhet.
Utgångsläget: Ett år fullt av förändringar
NG Nordic Finland Oy (NG Nordic) är en leverantör av cirkulär ekonomilösningar och miljötjänster i Norden, och koncernen har totalt cirka 3 500 anställda. Verksamheten i Finland omfattar cirka 520 personer. Företaget lämnade Fortum-koncernen i slutet av 2024, när Fortums återvinnings- och avfallsverksamhet såldes till Summa Equity.
Efter avskiljningen inleddes en intensiv projektperiod på elva månader, under vilken NG Nordic var tvungen att bygga upp alla sina viktigaste stödsystem på nytt: bland annat HR-huvudsystemet, systemen för ekonomi, inköp och reseräkningar samt arbetstidsredovisningen. Avtalet om övergångstjänster (Transitional Service Agreement, TSA) med Fortum löpte ut i slutet av oktober 2025, så tidsplanen var tight.
Silta som en naturlig partner
Silta valdes naturligtvis som partner för projektet med arbetstidsuppföljning, eftersom samarbetet kring löneberäkning redan hade inletts under Fortum-tiden. När det stod klart att NG Nordic inte kunde fortsätta med den tidigare lösningen för arbetstidsredovisning tog Silta ansvaret för hela införandet av Nepton-systemet för arbetstidsredovisning.
”Silta kände redan till vår verksamhet och de fortsatte att sköta löneberäkningen, så det var naturligt att fortsätta samarbetet. Vi hade också en extern konsult som redan hade varit med i det tidigare Fortum-projektet och visste vad som hade gjorts där”, beskriver Marja Rekorius, Senior Business People Partner, NG Nordic Finland Oy.
Nepton-projektet fortskred snabbt under våren och början av hösten 205, och de första lönerna från den nya systemmiljön betalades ut i oktober 2025.
Nycklarna till projektets framgång
Projektet genomfördes helhetsmässigt av Sillan. Genomförandet omfattade en omfattande integrering med CGI Palkat-systemet samt gränssnitt för personuppgifter, frånvaro och lönehändelser.
Rekorius lyfter fram tre centrala faktorer som gjorde projektet särskilt framgångsrikt:
1. Silta:s starka engagemang
”Silta engagerade sig mycket starkt i projektet. De hade en kompetent projektorganisation och fortsätter att hjälpa oss med systemets supporttjänster även efter projektets slut. Alla medarbetare hos Silta var professionella och duktiga – det kan man bara tacka för.”
2. Rätt personer från kundens organisation var med
"Vi hade personer med oss som faktiskt utför det arbetet i praktiken. När vi diskuterade en fråga visste vi vad vi pratade om och vilka konsekvenser det skulle få. Det blev ingen sådan typisk situation där man frågade ’vad vill ni ha?’ och sedan blev allt annat extraarbete.”
3. En kompetent konsult som tillför sakkunskap
”Vi hade en extremt duktig konsult som var väl insatt i IT- och lönefrågor och som kunde ifrågasätta och föreslå alternativ. Hen förstod både den tekniska och den innehållsmässiga sidan.”
Användarna nöjda – förtroendet bibehölls
Det var särskilt viktigt för NG Nordic att slutanvändarna tog emot det nya systemet på ett utmärkt sätt. Det tidigare systemet hade fått mycket kritik, men Nepton fick enbart beröm.
”Nepton har fått verkligen mycket beröm. Alla säger att det är ett riktigt bra system. Det här var ett kritiskt system, eftersom det är direkt kopplat till lönerna. Om det finns fel i systemet försvinner förtroendet – och det är verkligen svårt att återuppbygga förtroendet.”
Projektets framgång visade sig också i att slutanvändarna inte märkte av de utmaningar som hanterades och löstes under projektfasen. Trots att projektet innebar mycket arbete och många detaljer fick slutanvändarna tillgång till ett fungerande och användarvänligt system utan större problem.
”Även om projektet var krävande och samma personer samtidigt arbetade med HR-master och andra system, hamnade vi inte i någon fruktansvärd överarbetesrusning. Vi fick allt att fungera, och det beror just på dessa faktorer: rätt personer, gott samarbete och ett professionellt genomförande.”
Blicken riktad mot framtiden
När projektet är avslutat kommer NG Nordic att fortsätta samarbetet med Sillan både när det gäller löneberäkning och arbetstidsredovisning. Rekorius ser en ljus framtid, även om övergången från projektorganisation till normal tjänst just har skett och vardagen först nu börjar.
Eftersom NG Nordic inte har någon egen löneadministratör i Finland blir Siltas roll som partner ännu viktigare.
”Tanken är att det är meningslöst att bygga upp egna resurser här när vi kan köpa tjänsten från en plats där det finns proffs. Det är deras kärnkompetens.”
Sammanfattning av projektet
NG Nordics Nepton-projekt är ett exempel på hur man kan lyckas trots en stram tidsplan och omfattande förändringar när alla parter engagerar sig i ett gemensamt mål. Projektets framgång byggde på ett professionellt genomförande, att rätt personer var med och att allt definierades och testades noggrant i förväg.
”Jag har genom åren arbetat med väldigt många olika projekt, och detta är utan tvekan ett av de mest lyckade. Om detta inte hade gått så bra hade vi inte kunnat uppnå ett så bra resultat inom den här tidsramen”, sammanfattar Rekorius.
Lärdomar för framtida projekt
Vi bad Rekorius om råd till andra som planerar ett liknande projekt. Han sammanfattade sina erfarenheter i tre tips:
Anpassa målen och resurserna på ett realistiskt sätt
”Tänk noga igenom vad du håller på med och vad du strävar efter. Anpassa projektet efter resurserna – låt inte önsketänkandet ta överhanden, utan fokusera på det som är nödvändigt.”
Involvera personer från den operativa verksamheten
”Involvera personer som vet hur den operativa verksamheten faktiskt fungerar. Vad som går in, vad som ska komma ut och ta hänsyn till vem som använder systemet. Detta är viktigt.”
Välj en kompetent konsult
"Ta med en konsult som verkligen har kompetens och erfarenhet. Ett typiskt misstag är att bara anlita en IT-person som är tekniskt skicklig men inte förstår sakfrågan. HR är fullt av detaljer och tolkningar – det handlar inte bara om IT. Dessutom är lokalkännedom avgörande; en norsk eller svensk konsult kan till exempel inte driva ett sådant projekt i Finland utan lokal expertis.”
Fråga mer om lösningar för arbetstidshantering