Kemiran työajanhallinta uudistui – Neptonin käyttöönotto ylitti odotukset

Työajanhallinnan käyttöönotto Kemiralla: näin Nepton-projekti onnistui yhteistyössä Sillan kanssa

Kemira uudisti työajanhallintansa ottamalla käyttöön Nepton-järjestelmän. Käyttöönotto toteutettiin yhdessä Sillan kanssa, ja lopputulos on ylittänyt odotukset niin käytettävyyden kuin yhteistyön sujuvuuden osalta. Lopputuloksena Kemiralla on nyt käytössä nykyaikainen, joustava kokonaisuus, joka helpottaa sekä esihenkilöiden arkea että henkilöstöhallinnon työtä.

Saija Levonen, Manager, People & Culture, Services, Kemira, on ollut projektissa tiiviisti mukana alusta asti. Hän tuntee organisaation arjen läpikotaisin, sillä hänellä on pitkä tausta myös palkanlaskennan parissa – myös tämä käytännön ymmärrys osoittautui projektin aikana arvokkaaksi.

 

Miksi Kemira lähti uudistamaan työajanhallintaa

Kemiran aiempi ajanhallintaratkaisu oli palvellut yritystä luotettavasti, mutta maailma sen ympärillä oli muuttunut. Järjestelmä ei enää kehittynyt käyttäjien tarpeiden mukana: mobiilikäyttöä ei ollut, ja arjen työkalu alkoi tuntua kankealta tämän päivän vaatimuksiin nähden. Kun samaan aikaan myös työaikaleimauksen tekninen ratkaisu jäi ilman jatkokehitystä, oli luonnollinen hetki katsoa kokonaisuutta uusiksi.

– Se ei ollut mikään äkkilähtö, vaan tarve oli kypsynyt jo pidempään. Kun päätös etenemisestä oli tehty ja tarvittavat resurssit varmistettu, päästiin viemään asiaa eteenpäin, Levonen kertoo.

 

Miksi Kemira valitsi juuri Neptonin

Kemira kartoitti vaihtoehtoja huolella, ja vertailun tuloksena Nepton osoittautui ylivertaisesti parhaaksi vaihtoehdoksi juuri Kemiran tarpeisiin. Kemira otti Neptonin palveluista uudistuksessa käyttöön työajanhallinnan ja vuorosuunnittelun.

– Se oli lopulta aika selkeä valinta. Kokonaisuus vastasi juuri niitä asioita, joita meille oli tärkeää saada, Levonen toteaa.

 

Nepton-käyttöönottoprojekti Sillan kanssa

Projektin aikataulu oli kunnianhimoinen, kokonaisuudessaan noin puoli vuotta, ja Sillan projektipäällikkö veti sitä määrätietoisesti eteenpäin. Kemiran puolelta projektiin osallistui laaja joukko eri toimintoja: HR, IT ja hankinta tekivät tiivistä yhteistyötä, jotta iso investointi saatiin vietyä läpi organisaatiossa jouhevasti.

Käyttöönotto jaettiin kahteen vaiheeseen: ensin järjestelmä otettiin käyttöön toimihenkilöillä, ja kuukautta myöhemmin vuorossa oli tuotannon henkilöstö. Ratkaisu osoittautui toimivaksi – ensimmäinen vaihe antoi arvokasta oppia ja varmuutta ennen laajempaa, moninaisempaa käyttäjäjoukkoa.

– Sillan projektitiimin kanssa yhteistyö oli todella ammattitaitoista ja miellyttävää tehdä. Projektinkulku oli selkeä ja seuranta koko ajan hyvällä tasolla, niin että tiesi aina missä mennään, Levonen kuvailee.

Erityisesti mainintaa saivat nopeat vastaukset ja ratkaisuhakuisuus: kysymyksiin löytyi aina nopeasti apua, eikä mikään jäänyt junnaamaan paikoilleen.

 

Perusteellinen testaus kantoi hedelmää

Yksi projektin onnistumisen kulmakivistä oli huolellinen testausvaihe. Kemiralla testattiin Nepton-järjestelmää kattavasti erilaisia käyttötilanteita läpikäyden ja hyödynnettiin myös rinnakkaisvertailua: uuden järjestelmän tuloksia verrattiin suoraan vanhan järjestelmän dataan, jotta lopputulosten oikeellisuudesta voitiin varmistua käytännössä.

– Testauksen merkitystä ei voi liikaa korostaa. Se, että asiat käytiin läpi huolella etukäteen, säästi meidät monelta harmilta käyttöönoton jälkeen, Levonen sanoo.

Lopputuloksena käyttöönotto sujui vähäisin häiriöin, mikä näkyi suoraan myös henkilöstön luottamuksena uuteen järjestelmään.

 

Mitä hyötyjä Nepton toi Kemiralle

Uusi järjestelmä on tuonut Kemiralle konkreettisia hyötyjä arjen johtamiseen ja HR-työhön:

• Nopeampi hyväksyntä – esihenkilöt hyväksyvät nyt koko kuukauden työajat yhdellä painalluksella, kun aiemmin hyväksyntä tehtiin viikoittain jokaisen työntekijän kohdalla erikseen.
• Joustavuus – käyttäjä voi itse valita tarkastelujakson pituuden, mikä sopii erilaisiin työtapoihin.
• Mobiilikäyttö – toimihenkilöille avautui mahdollisuus hoitaa asioita myös mobiilisti, mikä on ollut suosittu uudistus.
• Parempi raportointi – esihenkilöillä on nyt suoraan käytössään esimerkiksi loma- ja vapaasaldot, joita aiemmin piti kysellä erikseen.

– Se on ollut iso muutos arjen tekemiseen ja johtamiseen. Kun järjestelmästä saa nyt tietoa suoraan itse, ei tarvitse enää kysellä asioita ympäri organisaatiota, Levonen kertoo.

 

Yhteistyö jatkuu luottamuksen pohjalta

Projektin päätyttyä yhteistyö Sillan kanssa on jatkunut luontevasti. Kemira on jo projektin aikana välittänyt kehitystoiveita eteenpäin, ja niitä on huomioitu – mikä vahvistaa kuvaa siitä, että Nepton kehittyy jatkuvasti käyttäjiensä tarpeiden mukana.

– On selkeästi sellainen fiilis, että toisessa päässä kuunnellaan oikeasti, Levonen sanoo.

Kysyttäessä neuvoja muille vastaavaa projektia suunnitteleville Levonen nostaa esiin kaksi asiaa: riittävän ajan ja oikean osaamisen varaamisen sekä testauksen arvostamisen.

– Kannattaa oikeasti miettiä etukäteen, ketkä projektiin osallistuvat, jotta asiantuntemus on lähellä ja kysymyksiin saa vastauksia nopeasti. Ja testaukseen kannattaa satsata – se pelastaa monelta yllätykseltä, hän summaa.

Lopputuloksena Kemiralla on käytössään nykyaikainen, joustava ja käyttäjilleen selkeästi lisäarvoa tuottava työajanhallinnan kokonaisuus sekä yhteistyökumppanit, joiden kanssa projekti on sujunut alusta loppuun ja joiden kanssa arki rullaa.

 

Kysy lisää työajanhallintaratkaisuista