Autor: Pilvi Tontti, projektijuht, Silta Oy
Paljudes organisatsioonides toimib palgaprotsess täpselt nii, nagu see on alati toiminud. Mitte sellepärast, et see oleks optimaalne, vaid sellepärast, et keegi pole peatunud, et seda väljastpoolt vaadata.
Selles peitub üks levinumaid ja kulukamaid lõkse: rutiinid, mis raiskavad aega, suurendavad veariski ja hoiavad organisatsiooni kinni vanades tavades – kuid kuna need on „alati nii olnud“, ei osata neid arenguvõimalustena käsitleda.
Küsimus mõtlemiseks: Kui palju inimesi teie organisatsioonis kulutab aega palgaküsimustele?
Kui sajaliikmelises ettevõttes tegeleb palgaarvestusega neli inimest, tasub uurida, miks. Või kui kogu protsessi oskusteave lasub üheainsa võtmeisiku õlgadel ja ta on pensioniea lähedal, on risk juba olemas. See lihtsalt ei pruugi veel kuskil silma paista.
Mis on palgaprotsessi kaardistamine tegelikult?
Uuring on terviklik ülevaade sellest, kuidas palgaprotsess teie ettevõttes tegelikult toimib – töösuhte algusest lõpuni. See ei ole audit ega hinnang, vaid struktureeritud intervjuu ja analüüs, mille tulemusena saadakse konkreetne ülevaade praegusest olukorrast ja tähtsuse järjekorras esitatud arengusoovitused.
Uuringu käigus vaadatakse läbi muu hulgas järgmised teemad:
- Kui palju töötajaid ja milliseid töösuhteid teil on ning kui palju ressursse nende haldamine nõuab
-
Milliseid süsteeme te kasutate – ja kuidas need omavahel suhtlevad (või ei suhtle)
-
Kuidas teave liigub: juhtidelt palgaarvestusse ja sealt edasi raamatupidamisesse
-
Mida tehakse käsitsi, kuigi seda saaks automatiseerida
-
Millist teavet salvestatakse ja kuhu
-
Kus peituvad GDPRiga seotud riskid – mõnikord sõna otseses mõttes lahtisel laual
Intervjuud kestavad tavaliselt umbes kolm päeva, sõltuvalt organisatsiooni suurusest, mille järel koostatakse aruanne tähelepanekute ja arengusoovituste kohta. Uuringu viib läbi ekspert, kes tunneb valdkonna süsteeme ja tavasid – ning oskab selgitada, mida teie kasutatavate tööriistadega oleks võimalik saavutada.
Tüüpilised tähelepanekud – kas tunnete neid ära?
Üllatavalt sageli toob uuring esile asju, mida töötajad ise on juba aimanud – kuid mille lahendamiseks pole olnud aega ega vahendeid. Tüüpilised leiud on:
Käsitsi tehtav töö, mida võiks automatiseerida. Preemiaid sisestatakse käsitsi neli korda aastas, kuigi see saaks tehtud kahe nupuvajutusega. Süsteemide vahel puudub ühendus, mistõttu salvestatakse sama teave kahte kohta.
Andmevoo katkemised. Ülemustelt tuleb päeva jooksul pidevalt küsimusi otse palgaarvestajale – katkestades korduvalt tema tööd. Juhised on olemas, kuid need on peidetud või aegunud.
Haavatavused, mida ei ole riskidena tuvastatud. Kogu protsessi oskusteave sõltub ühest inimesest. Isikuandmed paberil sobimatutes ruumides. Süsteemid, mis on juba oma parimad päevad ära elanud.
Neutraalne läbivaatamine on väärtuslik asi
Analüüs ei ole müügitrikk, mille käigus surutakse sulle lahendus peale. See on erapooletu ülevaade, kus tähelepanekutele antakse prioriteedid: kõigepealt kriitilised, hiljem peenreguleerimised. Kui kaardistamise käigus leitakse asju, mille puhul saame aidata, öeldakse seda otse välja – kuid see ei ole tingimus ega eeldus.
Paljude organisatsioonide jaoks on juba ainuüksi kaardistamisaruanne väärtuslik: esimest korda on olemas kirjalik, struktureeritud ülevaade sellest, kuidas palgaprotsess toimib ja millises suunas oleks mõistlik liikuda.
Ahaa-elamused oma tegevuse kohta tekivad sageli juba intervjuu etapis. Inimesed taipavad: „Hetk, miks me seda niimoodi teeme?“ Ja mõnikord ütleb klient aruannet läbi vaadates, et on juba midagi muutnud – sest see tundus iseenesestmõistetav kohe, kui see valjusti välja öeldi.
Millal tasub kaardistamine tellida?
Mõned märgid, mis näitavad, et aeg on õige:
-
Protsessis on palju isikust sõltuvaid tegureid või peagi pensionile jäävaid võtmeisikuid
-
Palku tuleb hiljem korduvalt korrigeerida
-
Süsteemid on vanad või ei „suhtle“ omavahel
-
Palgaarvestusele kuluv aeg tundub töötajate arvuga võrreldes liiga suur
-
Kaalute allhanke kasutamist, kuid ei tea, kust alustada
----
Kas soovite rohkem teada palgaprotsessi kaardistamisest? Võtke meiega ühendust!
