Integritetspolicy för Silta Simos mobilapp och eSimo

Silta Group (i detta dokument kallat Silta)

Konepajankuja 3, 00510 Helsingfors

Telefon: 020 759 5500 (växel)

 

Kontaktpersoner för frågor som rör registret:

Silta dataskyddsombud Sanna Lahti

Kauppakatu 1, 76100 Pieksämäki

Telefon 050 501 8300, 

 

 

 

Simo-mobilappen och webbtjänsten eSimo.

 

 

Leverans av lönebesked till den registrerade är en lagstadgad skyldighet. I Silta kan man istället för ett papperslönebesked välja att få lönebeskedet via Simo-mobilappen på mobilen eller via webbtjänsten eSimo. Dessa lösningar är också tillgängliga antingen separat eller tillsammans för företag som är kunder hos Silta.

 

Silta behandlar personuppgifter på uppdrag av Siltas kunder i enlighet med ett separat skriftligt avtal och använder inte personuppgifterna för Siltas egna ändamål. Enligt avtalet är Siltas kund alltid personuppgiftsansvarig och Silta personuppgiftsbiträde. När Silta behandlar uppgifter om sin egen personal agerar Silta som personuppgiftsansvarig.

 

I mobilappen eller eSimo kan en anställd hos Siltas kunder eller en anställd i Siltas egen personal, i form av en lönebesked, på ett begränsat sätt se sina egna personuppgifter- och löneuppgifter i form av en lönebesked. Det är inte möjligt att via mobilappen eller eSimo radera eller ändra uppgifter som lagrats i arbetsgivarens personregister.

 

Dessutom kan användare av mobilappen eller eSimo, beroende på kundavtal, skicka uppgifter från läkarintyg till löneavdelningen. Mobilappen eller eSimon lagrar inte de skickade läkarintygen och uppgifterna däri i enheternas minne. I mobilappens eller eSimons interna arkiv visas endast start- och slutdatum för den skickade frånvaron. När det gäller läkarintyg fungerar mobilappen eller eSimo som en överföringskanal till löneavdelningen, där det skickade läkarintyget arkiveras separat i ett elektroniskt arkiv. Dessutom behandlar Sillans löneavdelning de uppgifter som skickats med läkarintyget på det sätt som överenskommits med kundföretaget vid tolkningen av löneberättigande under sjukfrånvaron.

 

 

 

Grunduppgifter: namn, personnummer, adress, befattning, anställningens start- och slutdatum, bankkonto

 

Löneuppgifter: t.ex. månadslön, timlön, fasta tillägg, naturaförmåner, avdrag, återkommande lönesammansättningsfaktorer

 

 

Uppgifter om skattekort: källskattesatser, inkomstgräns, inkomster som ackumulerats på skattekortet

 

Semesteranspråk (återstående semesterdagar per semestertyp)

 

Övriga eventuella saldouppgifter beroende på kundförhållandet, t.ex. Pekkaset eller övertidsledighet

 

Uppgifter om läkarintyg (första och sista dagen för frånvaron)

 

 

 

Uppgifter från lönebesked, användarens grunduppgifter och skatteuppgifter överförs i begränsad omfattning från lönesystemet till mobilappen eller eSimo. Dessa uppgifter skickas i regel till Silta via den registrerade arbetsgivarens anslutningar, via e-post eller med hjälp av överenskomna formulär. Skatteuppgifterna lämnas i regel av skattemyndigheten. Användaren av mobilappen eller eSimo kan, beroende på kundförhållandet, själv lämna in ett läkarintyg och uppgifterna däri via mobilappen eller eSimo.

 

 

Uppgifter kan lämnas ut till den tjänsteleverantör som ansvarar för det tekniska underhållet av mobilappen eller eSimon, vilken endast använder uppgifterna i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla tjänsten.

 

Silta kan samla in, behandla och analysera tekniska statistikuppgifter om användningen av mobilappen eller eSimon för att utveckla sina tjänster. Silta kan jämföra uppgifterna från den elektroniska inloggningen med personregistret hos det kundföretag som har infört mobilappen eller eSimon för att identifiera användaren som en viss anställd hos Siltas kundföretag, så att Silta kan informera sitt kundföretag om hur många anställda som har börjat använda mobilappen eller eSimon. Silta identifierar inte enskilda användare utan använder endast uppgifterna om antalet användare av mobilappen eller eSimon för rapporteringsändamål till kundföretagen och för att utveckla sin verksamhet.

 

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

Silta lagrar insamlade personuppgifter endast så länge och i den utsträckning som är nödvändigt och tillåtet enligt lagstiftningen i förhållande till de ursprungliga eller förenliga ändamålen, för vilka personuppgifterna har samlats in.

 

Vid förstöring och radering av uppgifter följs säkra rutiner i enlighet med de raderingsprocesser som Silta tillämpar.

 

Person- och lönuppgifter visas i mobilappen eller eSim från och med det att avtalet om användning av mobilappen eller eSim har ingåtts med kundföretaget. Lönebesked uppbevaras i mobilappen och eSimo i sex (6) år. När kundrelationen upphör raderas uppgifterna från mobilappen och eSimo, när person- och löneuppgifterna raderas från lönesystemet inom sex (6) månader efter avslutandet, om inte annat avtalats med kunden. När en persons anställning upphör är uppgifterna i mobilappen eller eSimo tillgängliga i 24 månader. Om personen begär radering kan alla uppgifter omedelbart raderas helt från mobilappen och eSimo.

 

Silta använder nödvändiga tekniska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst samt oavsiktlig och olaglig förlust, ändring, utlämnande, överföring och annan olaglig behandling. Silta:s personal samt externa personer som agerar på Silta:s vägnar är bundna av tystnadsplikt avseende all personuppgift.

 

I mobilappen skyddas användningen vid första användningstillfället genom elektronisk autentisering, där stark autentisering sker antingen med nätbankuppgifter eller med ett mobilcertifikat. Detta säkerställer att uppgifterna endast är tillgängliga för mobilappens användare. Efter inloggningen i mobilappen väljer man den PIN-kod eller det fingeravtryck som ska användas framöver. Den PIN-kod som används för inloggning ska förvaras omsorgsfullt. Om PIN-koden glöms bort kan den inte återställas, utan inloggningen måste göras på nytt via elektronisk inloggning. En session i mobilappen varar i sex (6) minuter, varefter användaren automatiskt loggas ut från mobilappen. Användaren kan också själv logga ut genom att trycka på knappen ”Logga ut”.

 

I eSimo måste man vid varje användningstillfälle alltid autentisera sig separat via elektronisk autentisering, antingen med nätbankuppgifter eller med ett mobilcertifikat. Detta säkerställer att uppgifterna endast är tillgängliga för eSimos användare, särskilt om man använder enheter som delas med andra. I eSimo är sessionens längd 12 minuter, varefter användaren automatiskt loggas ut från appen. Användaren kan också själv logga ut genom att trycka på knappen ”Logga ut”.

 

Mobilappen eller eSIM lagrar inte personuppgifter eller löneuppgifter i enheternas minne. Användaren ansvarar själv för att säkerställa lämplig informationssäkerhet och skydd av sin egen telefon, dator, system, mobilappens PIN-kod och dess funktion.

 

När Silta anlitar underleverantörer för behandling av personuppgifter har man genom avtal mellan Silta och underleverantören säkerställt att lämpliga skyddsåtgärder och sekretessåtgärder vidtas samt att behandlingen av personuppgifter uppfyller kraven i dataskyddslagstiftningen. Tredje parter har rätt att behandla personuppgifter endast i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla tjänsten.

 

 

 

Cookies är små textfiler som sparas på användarens enhet när användaren besöker en webbplats. Vid varje efterföljande besök skickas de tillbaka till vår webbplats eller till en annan webbplats som känner igen cookien. Cookies innehåller inga personuppgifter och kan inte användas för att köra program eller lagra virus på användarens dator.

 

På eSimo använder vi cookies för besöksstatistik via Googles Analytics-tjänst. Syftet med statistiken är att samla in statistiska uppgifter om exempelvis antalet besökare på sidan. Mer information om Googles cookies finns här: Googles cookiepolicy. Informationen från cookies hjälper oss att förbättra webbplatsens funktion och användarvänlighet.

 

Om du vill blockera cookies kan du ändra cookieinställningarna i din webbläsare. Mer information: aboutcookies.org.

Om du blockerar cookies i din webbläsare spåras inte din enhet när du besöker webbplatsen. Observera dock att om du blockerar cookies kan det hända att du inte kan använda vissa funktioner på webbplatsen.

 

 

Som registrerad har du olika möjligheter att påverka behandlingen av dina personuppgifter. Nedan beskriver vi mer ingående dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Observera att inte alla rättigheter är absoluta: rättigheterna tillämpas på olika sätt beroende på grunden för behandlingen av personuppgifterna.  Om du vill utöva de rättigheter som anges nedan kommer dina förfrågningar alltid att bedömas utifrån den aktuella situationen och det enskilda fallet. 

  

Du kan när som helst kontakta oss i fritt format om du har frågor om ditt dataskydd och behandlingen av dina personuppgifter, eller om du vill utöva dina rättigheter avseende dina personuppgifter. Våra närmare kontaktuppgifter i detta avseende anges i avsnittet om den personuppgiftsansvarige i denna integritetspolicy. Du kan i detta avseende alltid vända dig direkt till din egen kontaktperson. För att vi ska kunna besvara din förfrågan kan vi vid behov be dig om ytterligare uppgifter. Detta kan till exempel vara fallet om vi inte kan identifiera dig på ett tillräckligt sätt utifrån din begäran och de uppgifter du lämnat i samband med den.  

Vi kommer att behandla din begäran så snart som möjligt utan onödigt dröjsmål. Tidsfristen för att tillhandahålla uppgifterna eller lämna ytterligare information i samband med begäran om upplysningar är en månad från det att begäran mottogs. Om begäran om information är exceptionellt komplex och omfattande kan tidsfristen förlängas med två månader. I regel överlämnas uppgifterna till dig på samma sätt som din begäran om utlämnande av uppgifter mottogs. Vi kommer överens om det närmaste sättet för utlämnandet av uppgifterna tillsammans med dig. 

 

Uppgifterna tillhandahålls i utgångspunkten utan kostnad. Om begäran om uppgifter är uppenbart ogrundad och orimlig, särskilt om begäran om uppgifter framställs upprepade gånger, kan Silta dock ta ut de administrativa kostnader som uppkommit i samband med tillhandahållandet av uppgifterna. Eventuella kostnader meddelas alltid i förväg tillsammans med en motivering.    

 

 

Dina rättigheter avseende integritetsskydd 

 

Du har följande rättigheter när det gäller dina personuppgifter som Sillan har i sin besittning:  

  

Rätt att få tillgång till dina personuppgifter (rätt till insyn). 

 

Du kan när som helst begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar, samt information om varifrån dessa uppgifter härrör och till vilka ändamål de används. Du har rätt att få information om hur länge dina personuppgifter lagras samt om till vem uppgifter om dig lämnas ut, i den mån vi lämnar ut uppgifter i Finland och utomlands. Din rätt att få tillgång till dessa uppgifter kan dock begränsas på grund av lagstiftning, andra personers integritet samt vår verksamhet och våra rutiner. Om din rätt att få tillgång till personuppgifter är begränsad kommer du att informeras om detta i samband med behandlingen av din begäran om information. En rapport om dina personuppgifter skickas till dig på grundval av en korrekt och identifierbar begäran från dig. 

  

Rätt till rättelse av uppgifter. 

 

Om du upptäcker att de personuppgifter vi har om dig är felaktiga har du rätt att begära att dessa uppgifter rättas. Om uppgifterna är ofullständiga har du rätt att få dem kompletterade, bland annat genom att lämna in ytterligare information. 

 

Rätt till radering av uppgifter (rätten att bli bortglömd) 

 

Vi är skyldiga att radera de personuppgifter om dig som du begär, om något av följande villkor är uppfyllt: 

• du återkallar ditt samtycke till behandlingen av personuppgifterna; 
• personuppgifterna behövs inte längre för de ändamål för vilka de behandlades; 
• du invänder mot behandlingen med hänvisning till din specifika situation och det finns inget berättigat skäl för behandlingen; 
• du invänder mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring; 
• dina personuppgifter har behandlats på ett olagligt sätt; eller 
• dina personuppgifter måste raderas för att uppfylla en tillämplig lagstadgad skyldighet som Sillan har enligt EU-rätten eller finsk lagstiftning.  

 

• För att uppfylla en lagstadgad skyldighet, till exempel när vi enligt lag är skyldiga att lagra dina uppgifter under en viss tid, till exempel enligt lagstiftningen om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism eller enligt bokföringslagen. I dessa situationer kan vi inte radera dina uppgifter förrän den angivna tiden har löpt ut.  
• Att utarbeta, framföra eller försvara rättsliga anspråk. 

 

 

Om du anser att de personuppgifter vi har om dig i något avseende är felaktiga, eller om du bestrider lagligheten av behandlingen eller motsätter dig behandlingen i enlighet med dina rättigheter, har du rätt att begära en tillfällig begränsning av behandlingen. Behandlingen av uppgifterna begränsas då till lagring av uppgifterna tills deras riktighet har bekräftats eller det har kunnat kontrolleras om våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen.  

 

 

Du har i vissa situationer rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter, till exempel när behandlingen grundar sig på våra berättigade intressen. I detta fall får uppgifterna dock endast fortsätta att behandlas om det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen som kan påvisas. Alla personer som finns registrerade i de register som omfattas av denna integritetspolicy har rätt att invända mot behandling av sina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål, inklusive profilering i samband med sådana ändamål. Du kan när som helst kontakta oss och begära att all form av direktmarknadsföring stoppas. 

 

Rätten att återkalla samtycke.  

 

Om ditt samtycke utgör den rättsliga grunden för en viss behandling som vi utför kan du återkalla ditt samtycke när som helst. Observera att om du återkallar ditt samtycke kan vi eventuellt inte längre erbjuda dig vissa tjänster eller produkter. Observera också att vi fortsätter att använda dina personuppgifter, till exempel för att fullgöra ett avtal som vi har ingått med dig eller om lagen kräver det. Ett exempel på ett samtycke är tillståndet för e-postmarknadsföring, vilket kan återkallas. 

 

 

 

Du har rätt att få de personuppgifter du har lämnat till oss i ett maskinläsbart format. Denna rättighet gäller personuppgifter som har behandlats automatiskt och som grundar sig på ditt samtycke eller på fullgörandet av ett avtal. Du kan själv lagra dessa uppgifter eller så kan de överföras till en annan personuppgiftsansvarig, förutsatt att det är säkert och tekniskt möjligt. Rätten gäller endast sådana uppgifter som du själv har lämnat till oss.   

  

Rätten att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten.  

 

Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter och det inte går att lösa tvisten om behandlingen av dina personuppgifter i godo mellan dig och Sillan, har du rätt att hänskjuta ärendet till Dataskyddsmyndigheten för avgörande. I Finland fungerar Dataskyddsombudsmannens kontor som dataskyddsmyndighet.  Anmälan om brister i behandlingen av personuppgifter kan göras på dataskyddsombudets webbplats: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-epakohdasta-henkilotietojen-kasittelyssa. 

Behandlingen av personuppgifter innefattar inte automatiserat beslutsfattande och ingen profilering utförs på grundval av personuppgifter.

 

Silta utvecklar kontinuerligt sin verksamhet och förbehåller sig därför rätten att ändra denna integritetspolicy genom att meddela detta i sina tjänster. Ändringar i integritetspolicyn kan även bero på ändringar i lagstiftningen.

 

Silta informerar om ändringar i integritetspolicyn på sin webbplats genom att där publicera den uppdaterade integritetspolicyn samt datumet för ändringen. Silta rekommenderar därför att de registrerade regelbundet kontrollerar den aktuella integritetspolicyn på Siltas webbplats. Om Silta gör väsentliga ändringar i integritetspolicyn, informerar Silta även om detta på andra sätt, till exempel genom att skicka ett e-postmeddelande eller publicera ett meddelande på webbplatsen och/eller på sociala medier innan ändringarna träder i kraft.

 

Denna integritetspolicy uppdaterades senast den 16 april 2026

 

Silta behandlar alla förfrågningar konfidentiellt.

 

Vi ber dig i första hand att kontakta den kontaktperson hos Silta som din arbetsgivare har utsett och som kan hjälpa dig med frågor som rör mobilappen eller eSimo.

 

Dessutom kan du vända dig till mobilappens och eSimos egen tjänstespecifika e-postadress simo@silta.fi om du stöter på problem. Övriga kontaktuppgifter till kundtjänsten samt information om appen finns på Sillan webbplats. https://www.silta.fi/palvelumme/simo

I alla frågor som rör behandling av personuppgifter och i situationer där den registrerade vill utöva sina rättigheter kan den registrerade kontakta Silta antingen via e-post till tietosuoja@silta.fi eller per brev till adressen Silta Oy, dataskydd, Konepajankuja 3, 00510 Helsingfors.

Vid behov kan Silta be den registrerade att precisera sin begäran skriftligen, och den registrerades identitet kan vid behov verifieras innan ytterligare åtgärder vidtas.