Kun kriisi ei ilmoita tulostaan – jatkuvuus syntyy ennakoinnista

14.6.2024. Aamukahvi ehtii jäähtyä ennen ensimmäistä kokousta. Toimisto on poikkeuksellisen hiljainen. Sitten puhelin värähtää: palkanlaskija on poissa – juuri tänään, kun sadat palkat pitäisi lähettää eteenpäin. Talousjohtajan muistikirjaan ilmestyy yksi lause: Plan B? Ei sellaista ole.

Yllättävät tilanteet harvoin syntyvät yhdestä hetkestä. Useimmiten ne hiipivät esiin normaalin arjen keskeltä. Moni organisaatio toimii huomaamattaan yhden osaajan varassa – ja vasta poikkeustilanne paljastaa tämän.

Kyse ei ole yksittäisestä tapauksesta, vaan laajasta ilmiöstä. Jatkuvuuden varmistaminen on tänä päivänä olennainen osa organisaation toimintakykyä. Se ei ole pelkästään strateginen tai tekninen kysymys, vaan kulttuurinen haaste: miten rakennetaan toimintamalli, jossa työ ei pysähdy, vaikka yksi avainhenkilö olisi hetkellisesti poissa vahvuudesta?

Rutiinit peittävät riskit – kunnes ne näkyvät

Toimiva arki hämärtää usein sen, mihin kaikki nojaa. Kun järjestelmät pyörivät, asiakkaat saavat palvelunsa ja palkat maksetaan ajallaan, on helppo unohtaa pysähtyä tarkastelemaan omia kriittisiä toimintoja. "Toimivaa ei korjata” -asenne on inhimillinen, mutta riskialtis.

Tiedätkö, mitkä tehtävät ovat organisaatiosi kannalta kriittisiä? Entä kuinka monen ihmisen varassa ne lepäävät? Onko tietoa ja vastuita jaettu, dokumentoitu ja testattu käytännössä?

Econian Janne Vainikkala sanoittaa asian ytimekkäästi: Asiantuntija on yksilö, mutta kriittinen resurssi on kokonaisuus. Työelämässä puhutaan usein huippuosaajista, mutta vähemmän niistä rakenteista, jotka takaavat työn jatkumisen heidän poissa ollessaan.

Dokumentaatio on luottamuksen väline

LähiTapiolan Susa Nikula muistuttaa, että dokumentointi ei ole pelkkää teknistä ohjeistusta. Kyse on ennen kaikkea siitä, että tieto on oikeaan aikaan oikeilla ihmisillä. Tikettijärjestelmä ei yksin riitä. Tarvitaan selkeä toimintasuunnitelma, johon on helppo tarttua, kun tilanne vaatii.

Hyvin laadittu dokumentaatio ei ole vain perehdytysmateriaali – se on arjen turvaverkko. Se suojaa sekä yksilöä että organisaatiota silloin, kun aikaa ei ole hukattavaksi.

Kumppanit jatkuvuuden varmistajina

Kaikilla organisaatioilla ei ole mahdollisuutta laajoihin sisäisiin varajärjestelyihin. Tällöin avainasemaan nousevat ulkopuoliset kumppanit. Yksinyrittäjällä ei ole varahenkilöä – siksi kumppanit ovat elintärkeitä, toteaa Vainikkala.

Asiantuntijapalveluiden vuokraus ja projektiluonteinen yhteistyö tarjoavat ketteriä ratkaisuja, kunhan yhteistyö on rakennettu huolellisesti. Kumppanuuden täytyy perustua yhteiseen ymmärrykseen – siitä, miten työt tehdään, millaisia työkaluja käytetään ja millaisia asiakkaita palvellaan.

Hyvä kumppani ei ole vain apu hätätilanteessa, vaan osa arkea ja suunnittelua. Jatkuvuus on investointi, jonka arvo korostuu juuri silloin, kun kaikki ei mene suunnitelmien mukaan, Nikula tiivistää.

Virhe ei tee kriisiä – reaktio tekee

Yksi esimerkki kertoo tilanteesta, jossa palkkojen maksaminen meinasi unohtua. Tilanne huomattiin ajoissa ja korjattiin käsin – rivi riviltä pankissa. Aamulla työntekijöille lähetettiin rehellinen viesti: mitä tapahtui ja miten asia korjattiin.

Nopea ja avoin viestintä voi jopa vahvistaa luottamusta. Kriisi ei aina synny virheestä, vaan siitä, miten siihen reagoidaan. Oikea reaktio ei ole täydellisyys, vaan läpinäkyvyys ja kyky ottaa vastuu.

Jatkuvuus ei ole suunnitelma – se on tapa toimia

Jatkuvuus ei ole vain kriisinhallintaa varten laadittu dokumentti. Se on osa arjen tekemistä: osaamisen jakamista, perehdyttämistä, yhteistyötä ja ennakointia. Se näkyy siinä kysymyksessä, jonka jokainen voi esittää: Jos minä en ole paikalla huomenna, kuka hoitaa tämän?

Kun tähän kysymykseen on vastaus, jatkuvuus ei ole enää teoriaa, vaan käytäntöä.

Tämä artikkeli on saanut inspiraationsa Samalla matkalla – matkapäiväkirja bisneksestä -podcastista.
Vieraina: Susa Nikula (LähiTapiola) ja Janne Vainikkala (Econia)
Juontaja: Markus Backlund

Kuuntele jakso Spotifyssa tai YouTubessa.