Onnistunut irtautuminen ja uusi alku: NG Nordic Finlandin työajanhallinta nyt Neptonissa
NG Nordic Finland Oy irtautui Fortum Oyj:sta tiukalla aikataululla ja rakensi samalla uuden järjestelmäkokonaisuuden. Nepton-työajanseuranta käyttöönotettiin yhtenä osana laajempaa järjestelmäuudistusta – tuloksena tyytyväiset käyttäjät ja toimiva kokonaisuus.
Lähtötilanne: Vuosi täynnä muutoksia
NG Nordic Finland Oy (NG Nordic) toimii kiertotalousratkaisujen ja ympäristöpalvelujen tarjoajana Pohjoismaissa, ja konserniin kuuluu yhteensä noin 3 500 työntekijää. Suomen toiminnot käsittävät noin 520 henkilöä. Yritys irtautui Fortum-konsernista vuoden 2024 lopulla, kun Fortumin kierrätys- ja jäteliiketoiminta myytiin Summa Equitylle.
Irtautumisen jälkeen alkoi intensiivinen yhdentoista kuukauden projektijakso, jonka aikana NG Nordicin piti rakentaa kaikki tärkeimmät tukijärjestelmänsä uudelleen: muun muassa HR-masterjärjestelmä, talous-, hankinta- ja matkalaskujärjestelmät sekä työajanseuranta. Transitional Service Agreement (TSA) -sopimus Fortumin kanssa päättyi lokakuun 2025 lopussa, joten aikataulu oli tiukka.
Silta luonnollisena kumppanina
Silta valikoitui työajanseurantaprojektin kumppaniksi luontevasti, sillä yhteistyö palkanlaskennan parissa oli alkanut jo Fortum-aikana. Kun kävi selväksi, ettei NG Nordic voinut jatkaa aiemmalla työajanseurantaratkaisulla, Silta otti vastuun Nepton-työajanseurantajärjestelmän käyttöönoton kokonaisuudesta.
"Silta tunsi jo toimintamme ja he jatkaisivat palkanlaskennan parissa, joten yhteistyön jatkaminen oli luontevaa. Meillä oli myös ulkopuolinen konsultti, joka oli ollut mukana jo edellisessä Fortumin projektissa ja tiesi, mitä siellä oli tehty", kuvailee Marja Rekorius, Senior Business People Partner, NG Nordic Finland Oy.
Nepton-projekti eteni ripeästi kevään ja alkusyksyn 205 aikana, ja ensimmäiset palkat uudesta järjestelmäympäristöstä maksettiin lokakuussa 2025.
Projektin onnistumisen avaimet
Projekti toteutettiin kokonaisvaltaisesti Sillan toimesta. Toteutus sisälsi kattavan liittymäkokonaisuuden CGI Palkat -järjestelmään sekä henkilötieto-, poissaolo- ja palkkatapahtumaliittymät.
Rekorius nostaa esiin kolme keskeistä tekijää, jotka tekivät projektista erityisen onnistuneen:
1. Sillan voimakas sitoutuminen
"Silta sitoutui projektiin erittäin voimakkaasti. Heillä oli asiantunteva projektiorganisaatio, ja he jatkavat avustamalla meitä järjestelmän tukipalveluiden kanssa projektin jälkeen. Kaikki Sillan henkilöt olivat ammattitaitoisia ja hyviä – siitä ei voi kuin kiittää."
2. Oikeat ihmiset mukana asiakkaan organisaatiosta
"Meillä oli mukana henkilöitä, jotka ihan oikeasti operatiivisesti tekevät sitä työtä. Kun puhuimme jostain asiasta, tiesimme mistä puhumme ja mihin se tulee vaikuttamaan. Ei tullut sellaista tyypillistä tilannetta, että kysyttäisiin 'mitä te haluatte' ja sitten kaikki muukin menisi lisätöiksi."
3. Osaava konsultti tuomassa substanssiosaamista
"Meillä oli äärimmäisen hyvä IT- ja palkka-asioihin perehtynyt konsultti, joka pystyi kyseenalaistamaan ja ehdottamaan vaihtoehtoja. Hän ymmärsi sekä teknisen että sisällöllisen puolen."
Käyttäjät tyytyväisiä – luottamus säilyi
Erityisen tärkeää NG Nordicille oli, että loppukäyttäjät ottivat uuden järjestelmän vastaan erinomaisesti. Aikaisemmin käytössä ollut järjestelmä oli saanut paljon kritiikkiä, mutta Nepton keräsi pelkkää kiitosta.
"Neptonista on tullut todella paljon kiitosta. Kaikki sanovat, että se on tosi hyvä järjestelmä. Tämä oli kriittinen järjestelmä, koska se linkittyy suoraan palkkoihin. Jos siinä on virheitä, luottamus häipyy – ja luottamuksen rakentaminen takaisin on todella vaikeaa."
Projektin onnistuminen näkyi myös siinä, että loppukäyttäjille ei näkynyt projektivaiheessa käsitellyt ja ratkaistut haasteet. Vaikka projektissa oli paljon työtä ja yksityiskohtia, loppukäyttäjät saivat käyttöönsä toimivan ja helppokäyttöisen järjestelmän ilman suuria ongelmia.
"Vaikka projekti oli työläs ja samat ihmiset tekivät samaan aikaan myös HR-masteria ja muita järjestelmiä, emme joutuneet mihinkään hirveään ylityörumbaan. Asiat saatiin menemään, ja se johtuu juuri näistä tekijöistä: oikeista ihmisistä, hyvästä yhteistyöstä ja ammattimaisesta toteutuksesta."
Katse tulevaisuuteen
Projektin päätyttyä NG Nordic jatkaa yhteistyötä Sillan kanssa sekä palkanlaskennan että työajanseurannan osalta. Rekorius näkee tulevaisuuden valoisana, vaikka siirtyminen projektiorganisaatiosta normaaliin palveluun on juuri tehty ja arki alkaa vasta nyt.
Koska NG Nordicilla ei ole omaa palkanlaskennan henkilöä Suomessa, Sillan rooli kumppanina on entistäkin tärkeämpi.
"Ajatuksena on, että turha rakentaa tänne omaa resurssia, kun voimme ostaa palvelun paikasta, jossa on ammattilaiset. Se on heidän ydinosaamistaan."
Summaus projektista
NG Nordicin Nepton-projekti on esimerkki siitä, miten tiukalla aikataululla ja laajassa muutostilanteessa voidaan onnistua, kun kaikki osapuolet sitoutuvat yhteiseen tavoitteeseen. Projektin onnistuminen perustui ammattimaiseen toteutukseen, oikeiden ihmisten mukanaoloon ja siihen, että asiat määriteltiin ja testattiin huolellisesti etukäteen.
"Olen tehnyt vuosien varrella todella paljon erilaisia projekteja, ja tämä on varmasti yksi parhaiten menneistä. Jos tämä ei olisi onnistunut näin hyvin, emme olisi tässä aikataulussa saaneet näin hyvää jälkeä", Rekorius summaa.
Opit tuleville projekteille
Kysyimme Rekoriukselta neuvoja muille, jotka suunnittelevat vastaavaa projektia. Hän tiivisti kokemuksensa kolmeen ohjeeseen:
Skaalaa tavoitteet ja resurssit realistisesti
"Mieti tarkkaan, mitä olet tekemässä ja mihin pyrit. Skaalaa projekti resurssien mukaan – älä lähde toiveiden tynnyriin, vaan keskity siihen, mikä on välttämätöntä."
Sido mukaan operatiivisia henkilöitä
"Ota mukaan ihmisiä, jotka tietävät, miten operatiivinen toiminta oikeasti menee. Mitä menee sisään, mitä pitää tulla ulos ja huomioi kuka järjestelmää käyttää. Tämä on tärkeää."
Valitse pätevä konsultti
"Ota mukaan konsultti, jolla on oikeasti osaamista ja kokemusta. Yksi tyypillinen virhe on ottaa pelkästään IT-ihminen, joka on teknisesti hyvä mutta ei ymmärrä substanssia. HR on täynnä detaljeja ja tulkintoja – se ei ole pelkkää IT:tä. Lisäksi paikallistuntemus on kriittistä, esimerkiksi norjalainen tai ruotsalainen ei voi hoitaa Suomessa tällaista projektia ilman paikallista osaamista."
Kysy lisää työajanhallintaratkaisuista