Oikean HR-järjestelmän valitseminen on helppoa - 5 järjestelmältä vaadittavaa ominaisuutta

Takaisin

HR-järjestelmän valitseminen on todellakin helppoa, jos tietää mitkä ovat tärkeimmät ominaisuudet käyttäjän näkökulmasta. Järjestelmätoimittajat ovat valmiita toimittamaan asiakkaalle mitä vain, mutta erityistä taitoa vaatii tietää, mitä oikeasti tarvitaan. Listasimme ominaisuuksia, joiden avulla HR-järjestelmän hankintaprosessisi helpottuu.

 

  1. Käyttäjäkokemus on ykkönen. Markkinoilla on lukuisia HR-järjestelmiä. Yrityksen tarvitsemat toiminnallisuudet löytyvät liki kaikista järjestelmistä, mutta käytettävyydessä järjestelmien erot tulevat parhaiten esiin. Vinkki! Kun olet tekemässä valintaa HR-järjestelmästä, pyydä järjestelmätoimittajilta demoesittelyt. Pyydä myös, että saat demotilaisuuden esittelyn nauhoitettuna jälkikäteen.

 

  1. Avoimet liittymärajapinnat. Tiesithän, että API-rajapinnat eri järjestelmien välillä ovat nykyaikaa. API tarkoittaa ohjelmointirajapintaa, jonka mukaan eri ohjelmat voivat tehdä pyyntöjä ja vaihtaa tietoja eli keskustella keskenään. Järjestelmää valittaessa on hyvä selvittää, että HR-järjestelmä toimii kitkatta eri liittymäpintojen kautta ja näin mahdollistaa toimivuuden esimerkiksi matkalasku-, työvuorosuunnittelu- ja palkkajärjestelmän kesken.

 

  1. Tietosuoja. EU:n tietosuojadirektiivi toi toukokuusta 2018 alkaen lisää vaatimuksia henkilötietojen käsittelyyn. Varmista HR-järjestelmätoimittajan tietosuojaprosessit sekä tarkista, käsitelläänkö henkilötietoja EU:n sisällä vai rajojen ulkopuolella.

 

  1. HR-analytiikka saatavissa järjestelmän tueksi. HR-järjestelmä kerää paljon henkilötietoa yhteen paikkaan, jota kannattaa hyödyntää liiketoimintajohdon päätösten tueksi sekä pidemmän tähtäimen suunnitelmien perustaksi. Jos itsessään HR-järjestelmässä ei ole mukana HR-analytiikkaa, varmista että yhteistyökumppanisi pystyy tarjoamaan analytiikkapalvelut käyttöösi.

 

  1. Mobiiliominaisuudet. Älypuhelin kulkee jokaisen mukana ja se on nykyään työväline samalla tavoin kuin tietokone. HR-järjestelmää on hyvä pystyä käyttämään mobiilisovelluksen kautta tai selainpohjaisen ratkaisun kautta. HR-järjestelmien mobiiliversioissa voivat yleensä esimiehet hyväksyä lomia ja poissaoloja, kun taas työtekijöiden toiminnallisuudet vaihtelevat järjestelmän mukaan.

 

HR-järjestelmän hankintaa miettiessä on oikea hetki miettiä koko yrityksen HR-prosessien status. Jos tähän asti ollaan tehty HR-toiminnot pitkälti manuaalisesti, ei ole järkevää siirtää samoja toimintoja sellaisenaan sähköiseen muotoon. HR-konsultointipalvelumme kautta saat yrityksellesi nykytilakartoituksen. Lisäksi voimme laatia ehdotuksen HR-prosessien kehittämiseksi, niin että HR-järjestelmä oikeasti toimii HR:n arjen työvälineenä ja tukena.

 

Riina Kosonen

HR-System Manager
Riina Kosonen
riina.kosonen@silta.fi

 

Lue myös:

4 selvää merkkiä siitä, että saatat tarvita uuden HR-järjestelmän