Säästöjä ja riskienhallintaa palkanlaskennan ulkoistuksella

Palkanlaskennan ulkoistus tuo säästöjä ja tehostaa prosesseja. Silta rakentaa yrityksellesi aidosti digitaalisen, nykyaikaisen palkka- ja HR-palveluiden kokonaisuuden, missä tieto liikkuu automaattisesti järjestelmien välillä ja henkilöriskit on minimoitu.

blogi_katja-vanhanen_1920x1080

Palkanlaskennan ulkoistus kannattaa monestakin syystä, sanoo Sillan asiakkuusjohtaja Katja Vanhanen. Säästöjä syntyy vapautuvan henkilöresurssin lisäksi myös välillisesti, kun investointeja ei tarvitse enää tehdä itse.

– Yrityksille, joissa palkanlaskenta tehdään talon sisällä, syntyy kustannuksia esimerkiksi HR- ja palkanlaskennan järjestelmien päivityksestä, ylläpidosta ja lisensseistä. Sekä tietysti palkkoja laskevien ihmisten ja IT-henkilöiden koulutuksesta, jota tarvitaan säännöllisesti ohjelmistojen ja lainsäädännön kehittyessä, hän muistuttaa.

Jos yrityksen tavoitteena on kehittää palkanlaskennan prosesseja tämän päivän vaatimuksia vastaavaksi, investointeja tarvitaan myös automaatiota edellyttävien integraatioiden rakentamiseen.

– Yksi Sillan asiakkailleen tarjoama merkittävä etu on integraatioalusta, jonka kautta voimme käytännössä yhdistää mitkä tahansa järjestelmät keskustelemaan keskenään, Vanhanen lupaa.

Ulkoistus parantaa riskienhallintaa

Palkanlaskentaan ja HR-palveluihin vaikuttava lainsäädäntö kehittyy koko ajan. Tulorekisterin kaltaisten isompien uudistusten rinnalla tapahtuu säännöllisesti paljon pieniä päivityksiä lainsäädäntöön ja käytänteisiin. Samaan aikaan paikallinen sopiminen lisääntyy.

Sillassa TES- ja lakimuutosten seuraaminen ja niihin valmistautuminen on arkipäivää.

– Tosiasia on, että useimmissa yrityksissä palkanlaskenta on tukitoiminto, joka kuitenkin vaatii tekijöiltä vahvaa, spesifiä osaamista ja säännöllistä koulutusta. Tämä asettaa erityisvaatimuksia myös äkillisten poissaolojen ja lomien sijaistuksiin, Vanhanen huomauttaa.

– Ulkoistamalla palkanlaskennan voi olla varma, että palkanlaskijoiden osaaminen on aina ajan tasalla ja että sairas- tai kesälomatuurauksia ei tarvitse enää miettiä.

“Ulkoistamalla palkanlaskennan osittain tai kokonaan henkilöriski pienenee merkittävästi.“

Mitä palveluun sisältyy?

Yhteistyö asiakasyrityksen kanssa aloitetaan yleensä auditoinnilla.

– Meidän osaamistamme on kokonaisuuksien hallinta ja kehittäminen. Siispä ensin katsotaan, mikä on nykytilanne yrityksessä: mitä järjestelmiä on, miten ne keskustelevat keskenään, onko niistä osattu ottaa kaikki hyöty irti – miten ylipäätään prosessi toimii ja miten sitä voitaisiin kehittää, Vanhanen kertoo.

Liiketoiminnan näkökulmasta palkanlaskennan ulkoistus tuo myös helpotusta budjetointiin.

– Kun tiedämme millä tasolla liikutaan, mitkä ovat nykyiset suorat ja välilliset kulut ja mihin toisaalta pyritään esimerkiksi manuaalisen työn vähentämisessä, pystymme laskemaan asiakkaalle kustannustason todella tarkalla tasolla, Vanhanen lupaa.

Erityisesti HR-henkilöitä kiinnostaa, mitä ulkoistettuun palkanlaskentaan käytännössä sisältyy.

– Peruspalvelussa Silta hoitaa kaikki mitä palkkalaskelmaan kuuluu, eli esimerkiksi palkasta tehtävät vähennykset, verohallinto, Kela-korvaushakemukset ja AY-jäsenmaksut, Vanhanen listaa.

Lisätyöstä veloitetaan silloin, kun toimitettu data on virheellistä tai myöhässä.

– Asiakkaan kanssa tehtävällä prosessien ja automaation kehittämisellä pyritään yhteiseen tavoitteeseen: entistä sujuvampaan arkeen. Mitä vähemmän manuaalityötä prosessiin sisältyy, sitä vähemmän syntyy myös puolin ja toisin virheitä ja turhaa lisätyötä.

Suomen parhaaksi myyntiorganisaatioksi valittu kuuntelee tarkasti asiakkaitaan

Asiakastyytyväisyys on Sillalla yksi keskeinen menestyksen mittari – myös tuoreen Suomen paras myyntiorganisaatio 2020 -tittelin mukaan.

– Asiakkaiden mielipiteitä seurataan meillä todella herkällä korvalla ja palautteeseen reagoidaan tarvittaessa nopeasti. Suomen paras myyntiorganisaatio -kilpailun perusteella meillä on erityisen hyvät, saumattomat ja toisiinsa integroidut prosessit, myyntihenkilöstön korkea osaaminen sekä ennen kaikkea asiakkaiden yksilöllisten tarpeiden huomioiminen.

– Myös henkilöstön tyytyväisyys on meille äärimmäisen tärkeää, sillä se näkyy myös positiivisesti asiakasyhteistyössä, Vanhanen sanoo.  

 

Sillan palvelut pähkinänkuoressa