Vaikka monella toimialalla ja eri yksiköissä tahti rauhoittuu kesän myötä, talous- ja HR-osastoilla töitä tehdään yleensä intensiivisesti ympäri vuoden. Miten varmistaa itselle hyvä ja rentouttava lomajakso ja sen aikana työtehtävien sujuva eteneminen?
1. Perehdytä hyvin!
Varmista hyvissä ajoin, että mahdollinen tuuraajasi on saanut riittävät ohjeet ja pääsyn eri järjestelmiin. Jos tuuraaja on uusi, hän tarvitsee enemmän aikaa tehtävien, ohjeiden ja aikataulujen omaksumiseen. Mitä pitempään pystytte tekemään töitä yhdessä, sitä todennäköisemmin hän selviää itsenäisesti lomasi ajan.
2. Maailma ei valmistu
On melko todennäköistä, että kaikki työt eivät valmistu ennen lomaasi. Mieti a) mitkä tehtävät on pakko saada tehtyä ennen lomaa, ja b) mitkä voit hoitaa loman jälkeen (tai delegoida eteenpäin). Tee valmiiksi lista lomanjälkisistä töistä, jolloin sinun on helpompi tarttua toimeen heti töihin palattuasi. Näin keskeneräiset työt eivät jatkuvasti pyöri mielessäsi.
3. Muista poissaoloviestit
Muista asettaa poissaoloviesti esimerkiksi sähköpostiin ja päivitä loma kalenteriin. Kerro poissaoloviestissä, milloin olet taas tavoitettavissa ja keneen voi sillä aikaa ottaa yhteyttä. Jos yrityksessänne on käytössä puhelinjärjestelmä, huomioi tähän liittyvät ohjeet, kuten puheluiden ohjaus vaihteeseen. Mikäli käytössäsi on työsuhdepuhelin, aseta puhelimeen lomatiedote. Sähköpostien automaattinen synkronointi kannattaa niinkään ottaa pois päältä loman ajaksi.
4. Ohjeista, milloin saa ottaa yhteyttä
Joskus aseman vuoksi on oltava tavoitettavissa lomallakin: niin asiakkailla, alaisilla kuin muilla kollegoilla voi olla kysyttävää. Sovi työpaikalla, missä asioissa puoleesi voi kääntyä.
5. Pidä kynä ja paperi mukana!
Usein parhaat – työhönkin – liittyvät ideat ja ratkaisut syntyvät vapaalla ja lomalla ollessa. Kirjoita tällaiset ajatukset heti ylös, niin sinun ei tarvitse pinnistellä jälkeenpäin muistaaksesi mitä ne olivat.
6. Unohditko salasanasi?
Jos loma on tehnyt tehtävänsä, et palattuasi ehkä muistakaan enää kaikkia salasanoja ja tunnuksia. Kirjaa siksi muistiin jo ennen lomalle jäämistä päivittäisessä työssäsi tarvitsemasi käyttäjätunnukset ja salasanat.
7. Ilmoitathan lomastasi myös meille!
Mikäli toimit nimettynä yhteyshenkilönä Sillan suuntaan, ilmoitathan oman loma-aikasi, tuuraajasi yhteystiedot ja tuurausajat Sillan palkka-asiantuntijalle. Jos palkkamateriaaleihin liittyy jotain erityistä, muista kertoa se tuuraajallesi. Varmista myös varahenkilön oikeuksien laajuus; saako hän nähdä kaiken saman tiedon, mitä sinä näet? Koko EU-aluetta koskevan tietosuoja-asetuksen astuttua velvoittavaksi on kiinnitettävä erityishuomiota siihen, miten käsittelemme henkilötietoja ja kuka niitä saa käsitellä. Ja muistathan tietysti kertoa tuuraajallesi, kuka Sillan päässä on hänen yhteyshenkilönsä.
Mitä ongelmia ehkä tuleekin eteen, kaikki kyllä järjestyy. Toivotamme sinulle hyvää ja palauttavaa lomaa!