Voihan virhe! Ja mitä voimme siitä oppia

Asiat eivät aina mene putkeen. Lähes 99 %:n laatutasosta huolimatta virheitä tapahtuu meilläkin. Palkanlaskennassa virheitä voidaan vähentää tehokkaasti yksinkertaisilla keinoilla: kehittämällä prosesseja, panostamalla laatuun ja toimimalla sovitussa aikataulussa.

karolina-vilonen_kuvitus_1920x1080

Virheistä puhuminen ei ole aina miellyttävää, mutta se kannattaa.

“Kaikki prosessit, mihin osallistuu ihminen, ovat virheherkkiä. Sama palkanlaskennassa: mitä enemmän manuaalista työtä prosessiin liittyy, sitä suurempi on myös virheiden todennäköisyys”, summaa Sillan palkka- ja HR-palvelujärjestelmistä vastaavan tiimin vetäjä Karolina Vilonen.

Paitsi että virhe on harmillinen yllätys palkansaajalle, virheiden korjaaminen vie aikaa ja lisää kustannuksia.

“Laskennallisesti useampi Sillan työntekijä käyttää työaikansa pelkästään virheiden – sekä asiakkaan että meidän omien – korjaamiseen”, Vilonen huomauttaa.

Suurin osa tavallisimmista virheistä tunnistetaan automaattisesti Sillan järjestelmiin rakennettujen tarkistuspisteiden kautta.

“Näitä tarkistuspisteitä sisältyy peruspalveluumme kymmeniä. Lisäksi asiakaskohtaisia tarkistuspisteitä voidaan määritellä lisää. Kenenkään ei tarvitse ajaa manuaalisesti tarkistusraportteja, vaan automaatio nostaa kaikki laaduntarpeet esille. Palkanlaskija tarkistaa tarkistuspisteiden tilanteen ja korjaa havaitut virheet”, Vilonen kuvailee.

Digitaalisuus vähentää virheitä

Virheen kaava on yksinkertainen: keskiössä on manuaalinen aineisto, jota asiakas ei syystä tai toisesta pysty toimittamaan digitaalisesti valmiiden järjestelmärajapintojen kautta.

“Manuaaliaineisto tarkoittaa esimerkiksi paperilla tai sähköpostitse excelinä toimitettua dataa, joka ei siirry meille suoraan järjestelmiin, vaan vaatii ihmisen väliin. Palkanlaskennassa suurin osa ihmisten ajasta kuuluu sellaisen aineiston käsittelyyn, mitä ei ole digitalisoitu. Käsittely sisältää tyypillisesti useita vaiheita ja vaatii myös raakadatan analysointia”, Vilonen sanoo.

Jos aineistoa vielä käsitellään kiireessä, virheitä syntyy herkemmin.

“Aineistopäivistä joustaminen johtaa siihen, että aikataulupaine siirtyy manuaaliaineiston käsittelyvaiheeseen. Virheitä syntyy, kun tehdään asioita nopealla aikataululla tai esimerkiksi tallennuksessa menee jotain pieleen.”

Kiireen tuntu onkin yksi oleellinen tekijä, johon pitäisi pystyä vaikuttamaan.

Prosesseja kehittämällä hyviä tuloksia

Aikatauluista kiinnipitämisen lisäksi virheherkkyyttä voidaan vähentää kehittämällä ja automatisoimalla prosesseja. Vilonen korostaa, että ennen kuin lähdetään automatisoimaan mitään, on tärkeää kuvata ja järkeistää nykyprosessi mahdollisimman hyvin.

“Tehdäänkö asiat oikeassa järjestyksessä, muodostuuko virheitä jossain vaiheessa – ihan normaalia prosessien kehittämistä”, hän listaa.

Joskus pieni työ kantaa ison hedelmän.

”Pelkästään prosessien kuvaaminen voi lisätä ymmärrystä niin paljon, että kokonaisuus jouhevoituu tarpeeksi eikä muita uudistuksia tai uusia investointeja edes tarvita.”

Vilonen muistuttaa, että kaikki automatisoinnit eivät aina maksa itseään takaisin.

“Voi olla, että tunnistamme prosessista selkeästi robotille sopivan tehtävän, mutta laskennallisesti investointi ei tulisi maksamaan itseään takaisin esimerkiksi seuraavan kolmen vuoden aikana. Silloin avainasia on kehittää prosessia muuten ja vähentää virheherkkyyttä sitä kautta.”

“Mitä parempi käsitys meillä on kokonaisuudesta ja mahdollisista pullonkauloista, sitä luotettavammin osaamme suunnitella, mihin vaiheeseen automatisointia kannattaa harkita eli missä siitä olisi lisäarvoa ja missä taas ei.”

Sillalta apua kehittämiseen

Vilonen kannustaa yrityksiä ottamaan prosessit tarkasteluun hyvin matalalla kynnyksellä riippumatta siitä, lasketaanko palkat talon sisällä vai ulkoistettuna.

“Ei kannata pelätä investointia tai sen määrää. Usein alkuvaiheessa panokseksi riittää oma työaika.”

Sillalla on vahvaa asiantuntemusta prosessien kuvaukseen ja kehittämiseen.

“Ehdottomasti kannattaa jättää meille yhteydenottopyyntö niin selvitetään, millaisessa roolissa voimme olla mukana auttamassa”, Vilonen vinkkaa.

 

Simo konsultoi