Paikallinen sopiminen voi hankaloittaa palkanlaskentaa – tai sitten ei

Sillan kehityspäällikkö Katja Hänninen kertoo, millaisia muutoksia paikallinen sopiminen saattaa tuoda palkanlaskentaan.

silta_kuvituksilla_set2_6

Yksinkertaistavatko työehtosopimukset palkanlaskentaa?

Lyhyt vastaukseni on: eivät aina. Monissa työehtosopimuksissa on jo nyt paljon variaatiota. Työehtosopimuksiin on saatettu eritellä esimerkiksi vapaat, jotka koskevat vain vuorotyöntekijöitä, tällöin työehtosopimuksiin on määritelty tarkasti vuorovapaiden kertymiseen liittyvät säännöt. Kun kyse on kuukausipalkkaisista toimihenkilöistä, työehtosopimukset ovat monesti yksiselitteisempiä, mikä taas yksinkertaistaa palkanlaskentaa.

Jos työehtosopimuksia verrataan tällä hetkellä olemassa oleviin paikallisiin sopimuksiin, tällöin työehtosopimukset yksinkertaistavat palkanlaskentaa. Työehtosopimuksesta tulevat säännöt palkan määrästä sekä lomien ja vapaapäivien kertymisestä.

Millä aloilla tällä hetkellä on eniten paikallista sopimista?

Paikallista sopimista on jo kaikilla aloilla, ehkä eniten kuitenkin metsäteollisuudessa.

Millaisia vaikutuksia paikallisella sopimisella on ollut palkanlaskentaan? Kerro haitat ja hyödyt.

Palkanlaskenta yleensä monimutkaistuu ja pilkkoutuu silloin, kun pienille työntekijäryhmille on sovittu esimerkiksi lisävapaiden tai -lomapäivien kertymiä, erityispalkkioita tai varallaolokorvauksia.

Automatisoidut palkanlaskentaohjelmat tietävät säännöt, joilla lomapäivät kertyvät. Paikallinen sopiminen rikkoo luonnollisesti automatisoidun palkanlaskennan. Kun pieniä “poikkeusryhmiä” on paljon tai niiden säännöt muuttuvat usein, saadaan prosesseja harvoin täysin automatisoitua.

Paikallinen sopiminen voi myös yksinkertaistaa ja helpottaa palkanlaskentaa. Tällä hetkellä on monilla aloilla laaja kirjo erilaisia korvauksia ja kertymiä, tällaisia ovat esimerkiksi pekkaspäivät. Jatkossa voitaisiin esimerkiksi paikallisesti sopia, että pekkaspäiviä ei enää kertyisi, vaan ne maksetaan työntekijälle rahakorvauksena.

Täytyykö paikallisen sopimisen myötä päivittää enemmän muutoksia palkanlaskentaan kuin työehtosopimusten aikaan?

Usein paikallinen sopiminen koskee koko työpaikan henkilöstöryhmää, ei yksittäistä työntekijää. On kuitenkin mahdollista, että paikalliset sopimukset “pilkkovat” henkilöstöryhmän pieniksi ryhmiksi. Tällöin palkanlaskentajärjestelmiin täytyy päivittää muutoksia.

Uskon kuitenkin, että yrityksissä on sellainen tahtotila, että palkkausmalleja ja toimintatapoja ei haluta monimutkaistaa. Monimutkaistaminen toisi mahdollisesti lisää työtaakkaa palkansaajalle, esimiehelle, HR:lle ja palkanlaskentaan.

Muuttuvatko paikalliset sopimukset työajan laskentakaavat käsityöksi?

Tämä on mahdollista silloin, kun kaikki eivät saa sama palkankorotusta tai työntekijöitä koskevat erilaiset laskennat. Tämä johtaisi sopimus- ja paperiviidakkoon, johon en itse usko.

Kasvattaako paikallinen sopiminen riskiä virheille?

Jos erilaisia sopimuksia on paljon, riski virheille luonnollisesti kasvaa. Saamme paljon automatisoitua, vaikka ryhmät olisivat pieniä. Meillä on käytössä erilaisia virheentarkistuspisteitä, jotka validioivat dataa.

Luomme ohjelmaan lisää tarkistuspisteitä, jolloin poikkeamat nousevat esille. Virheitä palkanlaskennassa ei synny enemmän, mutta prosesseihin tulee enemmän tarkistuspisteitä, mikä lisää seurantatyötä.

Katja Hänninen
Katja Hänninen
Palvelupäällikkö